Työaikakirjanpito

Työajan käsite

Työajaksi luetaan työhön käytetty aika, sekä aika, jonka työntekijä on velvollinen olemaan työpaikalla työnantajan käytettävissä.  Siten myös aika, jonka työntekijä on työtä tekemättä työpaikalla, luetaan hänen työajakseen, kunhan hän voi heti tarvittaessa aloittaa työnteon. "Työpaikka" voi tarkoittaa varsinaisen tai pääasiallisen työntekopaikan lisäksi mitä hyvänsä sellaista työskentelypaikkaa, johon työnantaja on työnjohto- ja valvontavaltansa perusteella työntekijän työn tekemistä varten määrännyt.

Työajan tasoittumisjärjestelmä

Työajan tasoittumisjärjestelmä on laadittava, jos yrityksessä käytetään lakiin tai työehtosopimukseen perustuvia keskimääräisiä säännöllisiä viikkotyöaikoja tai jaksotyöaikaa. Tasoittumisjärjestelmästä tulee käydä ilmi vähintään tasoittumisjakson kunkin viikon säännöllinen työaika.

Tasoittumisjärjestelmä on laadittava ennakolta vähintään ajaksi, jonka kuluessa säännöllinen työaika tasoittuu säädettyyn tai sovittuun keskimäärään.

Liukuvan työajan reunaehdot

Muissa kuin jaksotöissä säännöllinen työaika voidaan tietyin ehdoin sopia liukuvaksi. Liukuvalla työajalla voidaan tehokkaasti vastata työkuorman vaihteluihin. Se antaa työntekijälle mahdollisuuden sovittujen liukumarajojen puitteissa työtilanteen ja omien tarpeittensa perusteella päättää itse siitä, miten pitkän työpäivän hän kulloinkin tekee.

Liukuvan työajan käyttö edellyttää ensiksi, että siitä on sovittu työnantajan ja työntekijän kesken. Suositeltavaa on, että sopimus tehdään kirjallisesti. Kun liukuvan työajan sopimus on tehty kirjallisesti, voitaneen sopimusta pitää samalla työvuoroluettelona. Säännöllisen päivittäisen ja viikoittaisen työajan pituuden lisäksi on liukuvaa työaikaa käytettäessä sovittava seuraavista:

  • kiinteän työajan pituus = se tuntimäärä, joka on vähintään tehtävä aina päivittäin
  • vuorokautinen liukumaraja = lain mukaan saa olla enintään kolme tuntia
  • päivittäisten lepoaikojen pituudet ja niiden sijoittaminen
  • säännöllisen työajan ylitysten ja alitusten enimmäiskertymän (nk. liukumasaldon) pituus = saa olla enintään ± 40 h. Kun liukuman plussaldo on täynnä, ei voi "liukua" eli pidentää työpäivää yli säännöllisen työajan ennen kuin on tehnyt yhden tai useamman lyhyemmän työpäivän.

Liukuvassa työajassa säännöllistä vuorokautista työaikaa lyhentää tai pidentää liukuma-aika, joka voi olla enintään kolme tuntia. Viikoittainen säännöllinen työaika on keskimäärin enintään 40 tuntia.

Liukuman enimmäisrajat ja liukumasaldon tasoittumisjakso

Vuorokautisen liukuman enimmäistuntimäärästä (3 h) ja liukumasaldon enimmäiskertymästä (± 40 h) saa poiketa vain valtakunnallisella työehtosopimuksella.

Liukumasaldon tasoittumisjaksosta voidaan sopia, mutta tämä ei ole pakollista. Jos tasoittumisjaksosta on sovittu, työntekijä on velvollinen huolehtimaan siitä, että hän "nollaa" liukumansa plus- tai miinussaldon tasoittumisjakson loppuun mennessä. Tasoittumisjakson päättyminen merkitsee, että liukumasaldo nollataan ja laskeminen alkaa alusta.

Työvuoroluettelo ja lepoajat

Työnantaja on velvollinen laatimaan ennakolta työvuoroluettelon, josta käyvät ilmi työntekijän säännöllisen työajan alkaminen ja päättyminen sekä päivittäisten lepoaikojen ajankohdat.

Työvuoroluettelo on yleensä laadittava samaksi ajanjaksoksi kuin työajan tasoittumisjärjestelmä ja saatettava kirjallisesti työntekijöiden tietoon hyvissä ajoin, viimeistään viikkoa ennen siinä tarkoitetun ajanjakson alkamista. Useiden alojen työehtosopimuksissa on myös määräyksiä työvuoroluetteloihin liittyen, jotka työnantajan tulee huomioida.

Jos vuorokautinen työaika on kuutta tuntia pidempi, on työntekijälle annettava työvuoron aikana vähintään tunnin kestävä lepoaika. Työnantaja ja työntekijä voivat sopia päivittäisen lepoajan lyhentämisestä puoleen tuntiin.

Pääsääntö on, että työntekijälle on annettava jokaisen työvuoron alkamista seuraavan 24 tunnin aikana vähintään 11 tunnin pituinen keskeytymätön vuorokausilepoaika. Jaksotyössä vuorokausilepo on vähintään 9 tuntia.

Työntekijälle on pääsäännön mukaan annettava kerran viikossa vähintään 35 tuntia kestävä keskeytymätön viikkolepoaika. Se on sijoitettava, mikäli mahdollista, sunnuntain yhteyteen.

Lisätyön ja ylityön käsitteet

Jos sovittu säännöllinen työaika on lyhyempi kuin työaikalaissa säädetyt säännölliset enimmäistyöajat, on säännöllisen enimmäistyöajan ja sovitun säännöllisen työajan erotus lisätyötä.

Vuorokautista ylityötä on työ, joka ylittää laissa säädetyn vuorokautisen säännöllisen enimmäistyöajan. Viikoittaista ylityötä on työ, joka ylittää laissa säädetyn viikoittaisen säännöllisen enimmäistyöajan, mutta ei ylitä vuorokautista säännöllistä enimmäistyöaikaa.

Jaksoylityötä on työ, jota tehdään työaikalain 7 §:ssä säädetyissä jaksotöissä kahden tai kolmen viikon jakson säännöllisen enimmäistyöajan lisäksi.

Ylityötuntien enimmäismäärät ja sopiminen lisäylityöstä

Ylityötä saadaan teettää enintään 138 tuntia neljän kuukauden ajanjakson aikana. Määrää ei voida korottaa. Eri alojen työehtosopimuksissa voi olla omat määräykset tarkastelujakson pituudesta, jotka työnantajan tulee huomioida.

Kalenterivuodessa saa teettää ylityötä enintään 250 tuntia. Tämän lisäksi voidaan paikallisesti sopia enintään 80 ylityötunnin teettämisestä.

Paikallinen sopiminen tapahtuu työnantajan ja luottamusmiehen, tai ellei tällaista ole valittu, muun henkilöstön edustajan kesken. Ellei henkilöstön edustajaa ole, paikallinen sopimus voidaan tehdä työnantajan ja koko henkilöstön, tai työnantajan ja tietyn henkilöstöryhmän kesken, jos kaikki henkilöstöryhmään kuuluvat työntekijät siihen suostuvat.

Paikallinen sopimus on suositeltavaa tehdä kirjallisesti ja siinä on mainittava mitä henkilöstön osaa se koskee ja mikä on sovitun lisäylityön määrä.

Ylityökertymän seuranta ja seurantajaksojen laskeminen

Työnantajan on seurattava ylityökertymää reaaliajassa niin, että ylityön neljän kuukauden pituisille ajanjaksoille sekä kalenterivuodelle säädettyjä enimmäismääriä ei ylitetä.

Neljän kuukauden seurantajaksojen tulee seurata toisiaan välittömästi. Työnantaja voi määrätä ensimmäisen seurantajakson alkamisesta esimerkiksi joko niin, että se alkaa kalenterivuoden vaihteessa tai niin, että se alkaa sen kalenterikuukauden alusta, jonka aikana ylityötä on kulumassa olevan kalenterivuoden aikana teetetty ensimmäisen kerran.

Lisä-, yli- ja sunnuntaityökorvaukset sekä viikkolepokorvaus

Lisätyöstä maksetaan työaikalain mukaan yksinkertainen palkka.

Vuorokautisesta ylityöstä maksetaan kahdelta ensimmäiseltä ylityötunnilta 50 %:lla ja seuraavilta 100 %:lla korotettua palkkaa.

Viikoittaisesta ylityöstä maksetaan 50 %:lla korotettua palkkaa.

Jaksoylityöstä, jota tehdään kolmen viikon ajanjakson säännöllisen työajan lisäksi, maksetaan 18 ensimmäiseltä tunnilta 50 %:lla ja seuraavilta 100 %:lla korotettua palkkaa. Jaksoylityöstä, jota tehdään kahden viikon ajanjakson säännöllisen työajan lisäksi, maksetaan 12 ensimmäiseltä tunnilta 50 %:lla ja seuraavilta 100 %:lla korotettua palkkaa.

Työnantaja ja työntekijä saavat sopia lisä- ja ylityökorvauksen vaihtamisesta kokonaan tai osaksi vastaavaan palkalliseen vapaa-aikaan. Ylityöstä annettavan vapaa-ajan pituus määräytyy ylityökorvauksia koskevien korotusprosenttien mukaisesti.

Alalla noudatettava työehtosopimus voi sisältää laista poikkeavia lisätyön ja ylityön korvausmääräyksiä.

Sunnuntaina tai kirkollisena juhlapäivänä säännöllisenä työaikana tehdystä työstä on maksettava sunnuntaikorvauksena 100 %:lla korotettua palkkaa. Tätä ei saa vaihtaa palkalliseen vapaa-aikaan.

Sunnuntaina tai kirkollisena juhlapäivänä tehdystä lisä-, yli- ja hätätyöstä on sunnuntaikorvauksen lisäksi suoritettava laissa säädetty tai työehtosopimuksessa määrätty korvaus.

Jos viikkolevon aikana on poikkeuksellisesti jouduttu työskentelemään, tulee menetetty viikkolepo korvata vastaavan pituisena palkallisena työajan lyhennyksenä tai maksaa viikkolepokorvauksena yksinkertaista palkkaa vastaava summa.

Työaikakirjanpito ja sen sisältö

Työnantajan on pidettävä työaikakirjanpitoa työntekijöittäin kaikista tehdyistä tunneista ja niistä suoritetuista korvauksista. Työnantajan on säilytettävä työaikakirjanpito vähintään työaikalain 38 §:ssä säädetyn kanneajan päättymiseen asti.

Työaikakirjanpitoa voidaan pitää palkkakirjanpidon yhteydessä tai siitä erillisenä. Työnantaja voi kirjata työtunnit merkitsemällä kirjanpitoon joko

1) säännöllisen työajan työtunnit, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit, sekä niistä suoritetut korvaukset; tai

2) kaikki tehdyt työtunnit samoin kuin erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit, sekä niistä suoritetut korotusosat.

Ensiksi mainitun kirjaamistavan käyttämistä suositellaan kuukausipalkkaisilla ja jälkimmäistä tuntipalkkaisilla työntekijöillä ja toimihenkilöillä.

Jos tunnit merkitään työaikakirjanpitoon vaihtoehdon 1) mukaisesti, lisätyötunnit tulee kirjata erikseen. Jos käytetään jälkimmäistä merkintätapaa, lisätyö sisältyy jo kaikkiin tehtyihin tunteihin, eikä sitä kirjata enää erikseen.

Lisätyötä ei saa kirjata ylityötuntisarakkeille, vaikka siitä olisi suoritettu korotettua palkkaa tai alan työehtosopimus määrittelisi lisätyön ylityöksi.

Työaikalain tarkoittamat ylityötunnit on oltava luettavissa työaikakirjanpidosta ilman erillisiä laskutoimituksia. Ylityötunnit kirjataan tosiasiallisesti tehtyinä, ei korotettuina tunteina.

Vuorokautiset ja viikoittaiset ylityötunnit tulee kirjata eri sarakkeille niiden erilaisen korvaustavan vuoksi. Kummankin ylityölajin ylityötunnit on syytä eritellä myös korvausprosenteittain (50 % ja 100%) .

Työaikakirjanpidon ja muiden työaika-asiakirjojen esittäminen

Työaikakirjanpito, sekä säännöllisestä työajasta ja lisäylityöstä paikallisesti tehdyt kirjalliset sopimukset on vaadittaessa näytettävä työsuojelutarkastuksen toimittajalle sekä työntekijöiden luottamushenkilölle tai työsuojeluvaltuutetulle.

Työsuojeluviranomaisille on heidän pyynnöstään toimitettava jäljennöksiä työaikakirjanpidosta, työaikaa ja lisäylityötä koskevista paikallisista sopimuksista sekä työajan tasoittumisjärjestelmästä ja työvuoroluetteloista. Työnteon turvallisuutta ja terveellisyyttä valvovalla työpaikan työsuojeluvaltuutetulla on oikeus saada vastaavat selvitykset.

Työntekijällä tai hänen valtuuttamallaan henkilöllä on oikeus saada kirjallinen selvitys työntekijää koskevista työaikakirjanpidon ja työvuoroluetteloiden merkinnöistä.

Työntekijä voi pyytää itseään koskevat työaikakirjanpidon tiedot lomakkeella Asiakirjapyyntö työnantajalle (Word-tiedosto 54 kt).

Jos työaikakirjanpitoa ei pyynnöstä huolimatta toimiteta, niin asiassa voi ottaa yhteyttä työsuojeluviranomaiseen.

Työaikakirjanpidon laiminlyönti

Työaikakirjanpitoa on pidettävä totuudenmukaisesti. Jos työnantaja laiminlyö pitää työaikakirjanpitoa, pitää sitä väärin tai muuttaa sitä taikka hävittää, kätkee tai tekee sen mahdottomaksi lukea, työnantaja tai hänen edustajansa voidaan tuomita laissa säädettyyn rangaistukseen.

Jos työaikakirjanpito on laiminlyöty, tuomioistuin yleensä luottaa niihin tehtyjä tunteja koskeviin selvityksiin ja muistiinpanoihin, jotka työntekijä esittää esimerkiksi ylityökorvausta koskevan suorituskanteensa perusteeksi.


Viimeksi päivitetty: 05.03.2014
Tuotanto: Wysiwyg Oy