Työsuojelutarkastus ja tarkastuskertomus

Työsuojelutarkastus ja tarkastuskertomus

Valvontaa tehdään pääasiallisesti tarkastuksilla. Tarkastus tehdään yleensä työpaikalla tai työntekopaikalla. Tarkastuksilla selvitetään onko työsuojelua koskevia säädöksiä noudatettu. Tarkastuksia voidaan tehdä myös messuilla tai pelkkien asiakirjojen perusteella työsuojelutoimistossa. Muita valvontatoimenpiteitä ovat esimerkiksi lupien myöntäminen, valvontakyselyt sekä lausuntojen antaminen viranomaisille.

Tarkastaja laatii tarkastuksesta viipymättä, kuitenkin kuukauden sisällä kirjallisen tarkastuskertomuksen. Tarkastuskertomukseen kirjataan tarkastajan antamat toimintaohjeet ja kehotukset sekä tarkastuksen kulku. Tarkastuskertomukseen merkitään myös annetut väliaikaiset käyttökiellot.

Työsuojelutarkastus

Työsuojelutarkastuksia tehdään niin usein ja tehokkaasti kuin työsuojelun valvonnan kannalta on tarpeellista. Työsuojelutarkastusten tekemisestä huolehtivat työsuojelupiirit sosiaali- ja terveysministeriön kanssa sovittujen tulostavoitteiden mukaisesti.

Lisää tietoa työsuojelupiirien tulossopimuksista

Valmistautuminen ja yhteydenotto

Tarkastuksia valmistellaan etukäteen, jotta voidaan muodostaa kuva työpaikan tilanteesta, sen työsuojeluongelmista, hallintajärjestelmistä ja organisaatiosta.

Tarkastuksesta ja sen ajankohdasta ilmoitetaan yleensä ennakolta työnantajalle hyvissä ajoin kirjallisella ilmoituksella. Ilmoituksessa kerrotaan tarkastuksen ajankohdan lisäksi sen arvioitu kesto, tarkastuksella käsiteltävät asiat, ketkä viranomaisen edustajat osallistuvat tarkastukseen ja keiden työpaikan edustajien halutaan olevan läsnä. Tarkastukselle osallistuvat yleensä työsuojelupäällikkö, työsuojeluvaltuutettu, mahdollisesti työpaikan muita edustajia sekä usein myös työterveyshuollon edustaja. Työterveyshuollon edustajan läsnäolo tarkastuksessa on usein hyödyllistä, mutta siitä päättää työnantaja.

Tarkastus voidaan tehdä myös etukäteen ilmoittamatta, jos se on valvonnan kannalta tarpeellista. Työpaikalle saavuttuaan tarkastaja ilmoittaa tarkastuksesta työnantajalle.

Tarkastuksen sisältö

Tarkastuksen asialista sisältää asiakokonaisuudet, joita käsitellään työpaikkatarkastuksella. Asialistaa muokataan soveltuvaksi painottaen tarkastuskohteeseen sopivia asioita.

Tarkastuksen asialista koostuu neljästä osasta:
• työpaikan tilannetta kuvaavien tietojen tarkistaminen
• tulossopimuksesta ja/tai piirin tavoitteista johdetut asiat
• muut työpaikan työolosuhde- tai työsuhdeasiat
• työnantajan ja työntekijöiden edustajien esille tuomat asiat

Työpaikkakäynti

Tarkastettavien asioiden käsittelyn laajuus riippuu valvontakohteen vaaroista ja haitoista sekä työpaikan omista valmiuksista hoitaa työsuojeluasioita. Työpaikkakäynti jakautuu yleensä kolmeen osaan: alkukokous, työpaikkakierros ja loppukokous.

Alkukokouksen tarkoituksena on varmistaa työpaikkakäynnin sujuminen ja selostaa tarkastuksen tavoitteet ja käsiteltävät asiat sekä tarkistaa työpaikan tilannetta kuvaavat tiedot.

Vaikka työterveyden ja -turvallisuuden hallintamenettelyjen valvonta usein tarkoittaa asian selvittämistä keskusteluin ja kyselyin sekä tutustumalla työpaikan asiakirjoihin, tarkastukseen sisältyy myös käynti työpaikan tiloissa, jolloin pyritään selvittämään menettelyjen toimivuus käytännössä ja voidaan tehdä havaintoja vaaroista ja haitoista. Työntekijöiden tai heidän edustajiensa kanssa keskustellaan kahden kesken tarpeen mukaan. Tarkastajan velvollisuus on puuttua säädösten vastaisuuksiin. On kuitenkin tärkeää, että työpaikalla ymmärretään, ettei työpaikkakierros tarkoita sitä, että kaikki puutteet olisi havaittu tarkastuksella.

Loppukokouksessa tarkastaja esittää yhteenvedon keskeisistä havainnoista ja parantamista vaativista hallintamenettelyjen ja työolojen puutteista. Tarkastaja kertoo, mitä toimenpiteitä hän edellyttää työnantajalta ja kuulee työnantajan ja henkilöstön edustajia ja varmistaa, että he ovat ymmärtäneet mitä edellytetään. Lisäksi tarkastaja esittää pääkohdat, jotka aikoo kirjata tarkastuskertomukseen ja kertoo toimintaohjeiden ja kehotuksen merkityksen. Työnantajan tai hänen edustajansa kanssa keskustellaan annettujen toimintaohjeiden ja kehotusten toteutusaikatauluista ja seurantatavasta.

Jos tarkastaja huomaa työpaikkakäynnin aikana olennaisia epäkohtia tai puutteellisuuksia, jotka kuuluvat toisen viranomaisen valvottavaksi, siitä ilmoitetaan ao. viranomaiselle.

Tarkastuskertomus

Tarkastaja laatii työpaikkatarkastuksesta kuukauden kuluessa kirjallisen tarkastuskertomuksen, johon kirjataan tarkastuksen edellyttämät toimenpiteet ja tarkastuksen kulku.

Valvontalain mukaan tarkastuskertomuksesta tulee käydä ilmi tarkastuksen kulku, keskeiset havainnot, toimintaohjeet ja kehotukset sekä selostus toimintaohjeen ja kehotuksen merkityksestä ja mahdollisista jatkotoimenpiteistä. Työolomittareilla saadut tulokset liitetään tarkastuskertomukseen.

Tarkastuskertomuksen tarkoituksena on, että työnantaja ryhtyy siinä esitettyihin toimenpiteisiin.

Tarkastuskertomukset ovat pääsääntöisesti julkisia asiakirjoja, lukuun ottamatta esimerkiksi henkilön terveydentilaa ja taloudellista asemaa koskevia asioita.

Tarkastuksen kulku

Tarkastuskertomuksessa kuvataan tarkastuksen kulku, johon sisältyy tarkastuksen yksilöintitiedot ja tarkastuksen tarkoitusta ja sisältöä koskeva kuvaus. Tarkastuksen yksilöintitietoja ovat työnantaja, tarkastusaika ja -numero, valvontakohde, tarkastuksen aihe, tarkastuksen tekijä ja tarkastuksessa läsnä olleet.

Tarkastus voidaan tehdä myös muualla kuin työpaikalla, esimerkiksi asiakirjojen perusteella työsuojelupiirissä.

Tarkastuskertomuksesta käy ilmi, mitä asioita tarkastuksella on käsitelty. Esimerkiksi häirintä- ja syrjintätapauksissa kirjataan myös, mitä lakia valvotaan. Lisäksi tarkastuskertomuksesta käy ilmi, että tarkastuksen toimittaminen ei merkitse kannonottoa tarkastamatta jääneisiin asioihin. Tarpeen mukaan kuvataan myös lyhyesti ja ytimekkäästi tarkastuksen tarkoitusta ja sisältöä.

Keskeiset havainnot

Tarkastaja arvioi, mikä kyseisessä valvontakohteessa on työturvallisuuden ja työturvallisuusmääräysten noudattamisen kannalta olennaista.

Mikäli työpaikalla havaitaan puutteita tai epäkohtia (joista hän antaa toimintaohjeita tai kehotuksia), ilmenee ne tarkastuskertomuksessa riittävän yksilöidysti. Siinä on kerrottu millä tavalla työpaikan turvallisuuden hallinta, kone, laite tai olosuhde ei täytä vaatimuksia.

Keskeiset havainnot kirjataan tarkastuskertomukseen. Jos asianosaiset ovat esittäneet keskeisiin havaintoihin liittyviä eriäviä mielipiteitä, kirjataan ne tarvittaessa tehtyjen havaintojen yhteyteen tarkastuskertomukseen.

Toimintaohjeet, kehotukset ja käyttökiellot tarkastuskertomukseen

Tarkastuskertomukseen kirjataan toimintaohjeet tai annetaan kehotukset niistä asioista, jotka keskeisissä havainnoissa on todettu alittavan lainsäädännön vaatimukset. Toimintaohje annetaan vähäisen puutteellisuuden tai epäkohdan korjaamiseksi. Jos säännösten vastaisesta olotilasta aiheutuva vaara tai haitta on vähäistä suurempi, annetaan toimintaohjeen sijasta kirjallinen kehotus poistaa tai korjata säännösten vastainen olotila. Jokaisen toimintaohjeen tai kehotuksen jälkeen mainitaan säädös, johon vaatimus perustuu.

Työsuojeluviranomainen voi päätöksellä määrätä käyttökiellon, jos työpaikalla vallitsevasta puutteellisuudesta tai epäkohdasta aiheutuu työntekijälle hengen tai terveyden menettämisen vaara. Käyttökiellon tehostamiseksi voidaan määrätä uhkasakko. Jos tarkastaja on antanut väliaikaisen käyttökiellon, se mainitaan tarkastuskertomuksessa ja viitataan erillisenä annettavaan päätökseen. Tarkastuskertomuksessa mainitaan myös havainto, johon kielto perustuu.

Tarkastuskertomuksen jakelu

Tarkastuskertomus lähetetään aina vähintään työnantajalle ja työsuojeluvaltuutetulle sekä tarvittaessa muille asianosaisille.

Mikäli työpaikalla ei ole työsuojeluvaltuutettua, työnantajan on annettava tarkastuskertomus sopivalla tavalla työpaikalla tiedoksi, esimerkiksi ilmoitustaululla tai intranetissa.

Seuranta

Tarkastaja seuraa, että työnantaja on määräajan kuluessa noudattanut annettua kehotusta tai toimintaohjetta. Seuranta voi edellyttää uutta työpaikkakäyntiä tai kirjallista selvitystä. Toimintaohjeen noudattamista voidaan seurata myös seuraavan työpaikkatarkastuksen yhteydessä.

Jos kehotuksessa todettua puutetta ei poisteta tai korjata määräajassa, tarkastaja saattaa asian viivytyksettä työsuojelupiirin käsiteltäväksi, jolloin työsuojeluviranomainen ryhtyy harkitsemaan ja valmistelemaan velvoittavan päätöksen tekemistä. Päätöksellä työsuojeluviranomainen voi velvoittaa työnantajan korjaamaan tai poistamaan säännösten vastaisen olotilan antamassaan määräajassa. Velvollisuuden tehostamiseksi voidaan asettaa uhkasakko tai teettämis- tai keskeyttämisuhka. Päätös on työnantajaa oikeudellisesti sitova. Päätökseen voidaan hakea muutosta valittamalla hallinto-oikeuteen.