Suomeksi

Respons för sidan

Arbetstidsbokföring

Begreppet "arbetstid"

I arbetstiden räknas in den tid som används till arbete och den tid under vilken arbetstagaren är skyldig att stå till arbetsgivarens förfogande på arbetsplatsen. Detta betyder alltså även den tid som arbetstagaren tillbringar på arbetsplatsen utan att arbeta, men så att han vid behov omedelbart kan inleda arbetet. Förutom den egentliga eller huvudsakliga platsen där arbetet utförs kan "arbetsplats" innebära även vilken som helst plats som arbetsgivaren med stöd av sin direktionsrätt har bestämt att arbetstagaren skall utföra arbete på.

Utjämningsschema för arbetstiden

Ett utjämningsschema för arbetstiden skall utarbetas om företaget tillämpar genomsnittlig ordinarie veckoarbetstid eller periodarbetstid som grundar sig på lagen eller kollektivavtal. Av utjämningsschemat skall åtminstone den ordinarie arbetstiden under varje vecka i utjämningsperioden framgå.

Utjämningsschemat skall utarbetas på förhand åtminstone för den tid inom vilken den ordinarie arbetstiden utjämnas till det föreskrivna eller avtalade genomsnittet.

Specialvillkor för flextid

Förutom då det gäller periodarbete kan man under vissa omständigheter komma överens om att den ordinarie arbetstiden är flexibel. Med hjälp av flextid kan man på ett effektivt sätt reagera på förändringarna i arbetsmängden. Den ger arbetstagaren möjlighet att inom de fastställda flexgränserna och utifrån arbetssituationen samt de egna behoven själv bestämma över hur långa arbetsdagar han vill ha.

Flextid förutsätter först och främst en överenskommelse mellan arbetstagare och arbetsgivare. Då ett avtal om flextid ingås skall parterna avtala om den ordinarie dygns- och veckoarbetstidens längd och dessutom även om följande punkter:

• den fasta arbetstidens längd = antalet arbetstimmar som måste göras per dag
• gränserna för flexarbete per dygn = enligt lagen högst tre timmar
• tidpunkterna för de dagliga arbetspauserna och deras längd
• maximum för överskridningar och underskridningar av den ordinarie arbetstiden (det s.k. flexsaldot) får vara högst ±40 h. När plussaldots övre gräns har nåtts är det inte möjligt att flexa, dvs. förlänga arbetsdagen utöver den ordinarie arbetstiden förrän man gjort en eller flera kortare arbetsdagar.

Då flexibel arbetstid tillämpas förkortas eller förlängs den ordinarie arbetstiden per dygn av den dagliga flextiden som är högst 3 timmar. Den ordinarie arbetstiden per vecka är i genomsnitt högst 40 timmar.

Flexgränser och utjämningsperioden för flexsaldot

Det är tillåtet att överskrida flexgränsen per dygn (±3 timmar) och den maximala saldogränsen (±40 timmar) endast med stöd av ett riksomfattande kollektivavtal.

Man kan komma överens om en avstämningsperiod för flexsaldot men det är inte nödvändigt. Om man avtalat om att tillämpa en avstämningsperiod är arbetstagaren skyldig att se till att han "nollställer" sitt minus- eller plussaldo senast då avstämningsperioden slutar. Vid slutet av avstämningsperioden nollställs flexsaldot och summeringen börjar på nytt.

Arbetsskiftsförteckning

Arbetsgivaren skall på förhand göra upp en arbetsskiftsförteckning av vilken framgår när arbetstagarens ordinarie arbetstid börjar och slutar och tidpunkterna för de dagliga viloperioderna.

Arbetsskiftsförteckningen skall vanligtvis omfatta samma tidsperiod som utjämningsschemat för arbetstiden och ges arbetstagarna i skriftlig form i god tid, senast en vecka innan den tidsperiod som avses inleds.

Om arbetstiden per dygn är längre än sex timmar skall arbetstagaren under arbetsskiftet ges en vilopaus på minst en timme. Arbetsgivaren och arbetstagaren kan komma överens om att förkorta rasten till en halv timme.

Huvudprincipen är att arbetstagaren under de 24 timmar som följer på arbetsskiftets början skall ges en oavbruten dygnsvila på minst 11 timmar. Då det gäller periodarbete skall dygnsvilan vara minst 9 timmar.

Enligt huvudprincipen skall arbetstagaren en gång i veckan ges en oavbruten veckovila på minst 35 timmar. I mån av möjlighet skall den här ledigheten placeras i samband med en söndag.

Begreppen mertidsarbete och övertidsarbete

Om man avtalat om en kortare arbetstid än den lagstadgade ordinarie arbetstiden kan mertidsarbete uppstå. Mertidsarbete är skillnaden mellan den maximala ordinarie arbetstiden och den arbetstid man avtalat om.

Övertidsarbete per dygn avser arbete som överskrider högstgränsen för den lagstadgade ordinarie arbetstiden per dygn. Övertidsarbete per vecka innebär det arbete som överskrider högstgränsen för den lagstadgade ordinarie arbetstiden per vecka men inte högstgränsen för den lagstadgade ordinarie arbetstiden per dygn.

Periodövertidsarbete är arbete som överskrider högstgränsen för den ordinarie arbetstiden för periodarbete enligt 7 § i arbetsavtalagen under en period av två eller tre veckor.

Arbetstidsbokföringens innehåll

Det är arbetsgivarens skyldighet att bokföra alla gjorda arbetstimmar och de ersättningar som betalats för arbetet skilt för varje arbetstagares del. Arbetstidsbokföringen kan utgöra del av lönebokföringen men den kan också föras separat.

I bokföringen skall antecknas antingen
1. den ordinarie arbetstidens arbetstimmar, antalet arbetstimmar i mertids-, övertids-, nöd- och söndagsarbete och de ersättningar som har betalts för dem eller
2. alla arbetstimmar och separat antalet arbetstimmar i övertids-, nöd- och söndagsarbete och de förhöjda andelar som har betalts för dem.

Det första bokföringsalternativet rekommenderas för arbetstagare med månadslön och det senare för arbetstagare med timlön och tjänstemän.

Om arbetstimmarna bokförs enligt alternativ 1) skall mertidsarbetet bokföras separat. Om det senare alternativet tillämpas ingår merarbetet redan i det totala antalet arbetstimmar och bokförs inte separat.

Mertidsarbete får inte bokföras i kolumnen för övertidsarbete även om förhöjd lön skulle ha betalts för arbetet eller fastän mertidsarbetet betecknas som övertidsarbete i branschens kollektivavtal.

Antalet timmar i övertidsarbete som arbetstidslagen avser skall framgå av arbetstidsbokföringen utan särskilda räkneoperationer. Övertidsarbetet skall bokföras som verkliga timmar, inte som arbetstimmar med förhöjd ersättning.

Antalet övertidstimmar per vecka och per dygn dygn skall bokföras i olika kolumner på grund av de avvikande ersättningsformerna. Det finns också anledning att anteckna övertidstimmarna skilt för båda typerna av övertid enligt ersättningsprocenten 50 % eller 100 %.

Maximiantalet övertidstimmar och avtal om extra övertidsarbete

Under en period av fyra månader får högst 138 timmar övertidsarbete utföras. Det är inte tillåtet att höja timantalet ytterligare.

Under ett kalenderår får övertidsarbetet uppgå till högst 250 timmar. Dessutom är det tillåtet att i lokala avtal komma överens om 80 timmar extra övertidsarbete.

Avtalet om extra övertid ingås av arbetsgivaren och förtroendemannen eller, om det inte har valts en förtroendeman för arbetsplatsen, arbetsgivaren och en annan representant för arbetstagarna. Om det inte finns en representant för arbetstagarna på arbetsplatsen kan det lokala avtalet ingås mellan arbetsgivaren och hela personalen eller mellan arbetsgivaren och en särskild grupp anställda om alla arbetstagare som ingår i gruppen samtycker.

Det lokala avtalet skall ingås skriftligt. Av avtalet skall framgå vilken del av personalen som avtalet gäller och hur mycket övertidsarbete parterna har kommit överens om.

Uppföljning av övertidsarbetet och beräkning av uppföljningsperioderna

Arbetsgivaren skall följa med övertidsarbetet i realtid så att högstgränserna för övertidsarbete för perioder om fyra månader och för kalenderår inte överskrids.

Perioderna om fyra månader skall följa direkt på varandra. Arbetsgivaren kan fastställa den första uppföljningsperioden att börja t.ex. från början av ett kalenderår eller så att den inleds med början av den kalendermånad då övertidsarbete har utförts första gången under året.

Ersättning för mertids-, övertids- och söndagarbete och ersättning för veckovila

För mertidsarbete betalas enligt arbetstidslagen enkel lön.

För övertidsarbete per vecka betalas för de två första övertidstimmarna lön förhöjd med 50 % och för resten av timmarna lön förhöjd med 100 %.

För övertidsarbete per vecka betalas lön förhöjd med 50 %.

För periodövertidsarbete som utförs utöver den ordinarie arbetstiden inom perioder om 3 veckor betalas för de 18 första timmarna lön förhöjd med 50 % och för de följande timmarna lön förhöjd med 100 %. För periodövertidsarbete som utförs utöver den ordinarie arbetstiden inom perioder om 2 veckor betalas för de 12 första timmarna lön förhöjd med 50 % och för de följande timmarna lön förhöjd med 100 %.

Arbetsgivaren och arbetstagaren får avtala om att lönen för mertids- eller övertidsarbete helt eller delvis byts ut mot motsvarande betald ledighet. Längden på den ledighet som motsvarar övertidsarbetet bestäms utgående från förhöjningsprocenterna för övertidsersättningen.

Branschens kollektivavtal kan innehålla bestämmelser som avviker från bestämmelserna om ersättning för mertids- och övertidsarbete i lagen.

För arbete som utförs under ordinarie arbetstid på söndag eller kyrkliga helgdagar skall lönen betalas förhöjd med 100 procent. Den här lönen kan inte bytas mot betald ledighet.

För mertids-, övertids- och nödarbete som utförs på söndag eller kyrkliga helgdagar skall förutom söndagsersättning även betalas i lagen eller kollektivavtalet fastställd ersättning.

Om arbetstagaren undantagsvis har blivit tvungen att arbeta under ledigheten per vecka skall den förlorade veckoledigheten ersättas i motsvarande längd som betald förkortad arbetstid eller med en summa som motsvarar enkel lön den enkla lönen.

Framläggning av arbetstidsbokföringen och övriga arbetstidshandlingar

Arbetstidsbokföringen, skriftliga lokala avtal om ordinarie arbetstid och extra övertidsarbete skall på begäran visas för förrättaren av en arbetarskyddsinspektion, arbetstagarnas förtroendeman eller arbetarskyddsfullmäktig.

Arbetarskyddsmyndigheterna skall på begäran tillställas kopior av arbetstidsbokföringen, av lokala avtal om arbetstider och extra övertidsarbete och av utjämningsscheman för arbetstiden och arbetsskiftsförteckningarna. Arbetsplatsens arbetarskyddsfullmäktig som övervakar säkerheten och hälsan i arbetet har rätt att få motsvarande utredningar.

Arbetstagaren eller en av honom befullmäktigad person har rätt att få en skriftlig utredning om de anteckningar som berör arbetstagaren i arbetstidsbokföringen och arbetsskiftsförteckningarna.

Försummelse av arbetstidsbokföringen

Arbetstiderna skall bokföras sanningsenligt. Om arbetsgivaren försummar arbetstidsbokföringen, bokför fel, ändrar uppgifterna eller förstör, gömmer eller gör bokföringen omöjlig att läsa kan arbetsgivaren eller hans företrädare dömas till straff enligt lagen.

Om arbetstidsbokföringen har försummats förlitar sig domstolarna i allmänhet på de utredningar om gjorda arbetstimmar och anteckningar som arbetstagaren framlägger t.ex. som grund för sin fordran.