Suomeksi

Respons för sidan

Ytterligare information

Dataskyddet i arbetslivet

Bestämmelser

Lagen om integritetsskydd i arbetet (759/2004) (lagen om dataskyddet i arbetslivet) trädde i kraft den 1.10.2004. Den ersätter den tidigare lagen om integritetsskydd i arbetslivet (477/2001). Bestämmelser om narkotikatest, teknisk övervakning och skydd av elektroniska meddelanden har fogats till lagen.

Personuppgiftslagen (523/1999) och lagen om dataskydd vid elektronisk kommunikation (516/2004) innehåller bestämmelser om allmänt dataskydd som vid sidan av speciallagen även tillämpas i arbetslivet.

Lagens syfte och tillämpningsområde

Lagens syfte är att i arbetslivet genomföra de grundläggande fri- och rättigheter som tryggar skyddet för privatlivet och övriga grundläggande fri- och rättigheter som tryggar skyddet för den personliga integriteten.

Lagen gäller endast för relationen mellan arbetsgivare och arbetstagare. Lage tillämpas både på arbetsavtalsförhållanden och tjänsteförhållanden och därmed jämförbara tjänsteförhållanden. I tillämpliga delar tillämpas lagen även på arbetssökande.

Allmänna förutsättningar för behandlingen av personuppgifter

Relevanskrav

Arbetsgivaren får behandla endast sådana personuppgifter som har direkt relevans för arbetstagarens arbetsavtalsförhållande och som har att göra med hanteringen av rättigheter och skyldigheter för parterna i arbetsavtalsförhållandet eller med de förmåner arbetsgivaren erbjuder arbetstagarna eller med arbetsuppgifternas särskilda natur. Avvikelser från relevanskravet kan inte göras med arbetstagarens samtycke.

Arbetsgivaren skall redan då han eller hon planerar att samla in uppgifter definiera behandlingen av uppgifterna som relevant, så att det framgår för skötseln av vilka slags uppgifter personuppgifterna samlas in.

Föråldrade eller irrelevanta uppgifter får inte förvaras. Bestämmelser om detta i personuppgiftslagen tillämpas även i arbetslivet.

Allmänna förutsättningar för insamling av arbetstagares personuppgifter samt arbetsgivares upplysningsplikt

Arbetsgivaren skall samla in personuppgifter om en arbetstagare i första hand hos arbetstagaren själv eftersom arbetstagaren sålunda bäst får veta vilka uppgifter som samlas in om honom eller henne. Om arbetsgivaren samlar in personuppgifter någon annanstans än hos arbetstagaren, skall arbetstagaren ge sitt samtycke till det. Arbetstagarens samtycke behövs inte, när en myndighet lämnar ut uppgifter till arbetsgivaren för att denna skall kunna utföra en uppgift som i lag ålagts arbetsgivaren eller när arbetsgivaren samlar in personkreditupplysningar eller straffregisteruppgifter för utredning av en arbetstagares tillförlitlighet.

I 20 § 4 momentet i personuppgiftslagen finns bestämmelser om när personkreditupplysningar får lämnas och i straffregisterlagen och förordningen om för vilket syfte och till vem straffregisteruppgifter kan lämnas.

Arbetsgivaren skall på förhand underrätta arbetstagaren om att uppgifter samlas in för utredning av arbetstagarens tillförlitlighet. Har uppgifter om arbetstagaren samlats in någon annanstans än hos arbetstagaren själv, skall arbetsgivaren informera arbetstagaren om de uppgifter som samlats in innan de används i beslut som gäller arbetstagaren.

I samarbetslagstiftningen (lagen om samarbete inom företag och lagen om samarbete inom statens ämbetsverk och inrättningar) finns bestämmelser på basis av vilka uppgifter som samlats in under anställningsförhållandet och då det inleddes omfattas av samarbetsförhandlingarna.

Behandling av personkreditupplysningar

I paragraf 5 a som trädde i kraft den 1.9.2008 finns bestämmelser om på vilka grunder arbetsgivaren har rätt att få tillgång till personkreditupplysningar som gäller arbetssökande eller arbetstagare för att bedöma tillförlitligheten hos de här personerna.

Ändringen av lagen ger arbetsgivaren rätt att endast få tillgång till personupplysningarna om en arbetssökande som redan har valts till en uppgift eller av en arbetstagare som byter arbetsuppgifter inom samma anställningsförhållande när arbetsuppgifterna förutsätter särskild pålitlighet och innebär möjlighet att sträva efter olaglig ekonomisk nytta.

som innebär beslutanderätt eller självständig prövningsrätt att ingå betydande ekonomiska förbindelser
som innebär rätt att bevilja och utöva tillsyn över ekonomiskt betydande krediter
för vars skötsel arbetsgivaren ger tillträde till arbetsgivarens eller en klient skyddade affärs- och yrkeshemligheter
vars skötsel kräver sådan rätt att använda informationssystem som möjliggör överföring av tillgångar som tillhör arbetsgivaren eller en kund eller en ändring av uppgifter om tillgångarna
som väsentligen går ut på att arbetstagaren utan direkt tillsyn hanterar penningbelopp, värdepapper eller värdeföremål som till sitt värde är betydande
som innehåller bevakningen av arbetsgivarens eller klientens tillgångar
eller som till sin natur i regel inbegriper oövervakat arbete i privathem

Det är alltid arbetsgivaren som står för kostnaderna för att skaffa fram personkreditupplysningar, även om arbetstagaren på begäran lämnar dem till arbetsgivaren. Om arbetsgivaren skaffar fram kreditupplysningarna ska han uppge för arbetstagaren ur vilket register upplysningarna har hämtats.

Behandlingen av uppgifter om hälsotillstånd

Arbetsgivaren har rätt att behandla uppgifter om en arbetstagares hälsotillstånd, om uppgifterna har samlats in hos arbetstagaren själv eller med arbetstagarens skriftliga samtycke hos någon annan och behandlingen av uppgifterna behövs för utbetalning av lön för sjukdomstid eller därmed jämställbara förmåner i anslutning till hälsotillståndet eller för utredning av om det finns grundad anledning till frånvaro från arbetet eller om arbetstagaren uttryckligen önskar att hans eller hennes arbetsförmåga utreds på basis av uppgifterna om hälsotillstånd. Arbetsgivaren har dessutom rätt att behandla dessa uppgifter i sådana situationer och i en sådan omfattning som bestäms särskilt någon annanstans i lag.

Ett sådant läkarintyg eller läkarutlåtande om arbetsförmågan som arbetstagaren lämnat till arbetsgivaren får emellertid lämnas till den som producerar företagshälsovårdstjänster för att företagshälsovårdsuppgifterna enligt lagen om företagshälsovård (1383/2001) skall kunna genomföras, om inte arbetstagaren har motsatt sig detta.

Arbetsgivaren skall förvara de uppgifter om en arbetstagares hälsotillstånd som arbetsgivaren förfogar över åtskilda från andra personuppgifter som arbetsgivaren har samlat in.

Behandling av uppgifter om narkotikabruk

Arbetsgivarens rätt att behandla intyg över narkotikatest

Arbetsgivaren får behandla endast sådana testuppgifter om arbetstagarens narkotikabruk som ingår i ett intyg över narkotikatest som arbetstagaren eller en arbetssökande lämnar till arbetsgivaren. På behandlingen av uppgifter tillämpas samma begränsningar som på uppgifter om hälsan i allmänhet.

Lämnande av intyg över narkotikatest vid anställning

Arbetsgivaren har rätt att begära ett intyg över narkotikatest av en person som valts för en arbetsuppgift. Arbetssökanden är inte skyldig att lämna ett intyg. Arbetsgivaren kan emellertid lämna en sådan arbetssökande obeaktad vid anställningen som inte lämnar ett intyg över narkotika test till arbetsgivaren. Lämnande av intyg över narkotikatest kan vara en förutsättning för att tjänstemän och tjänsteinnehavare skall kunnat bli utnämnda för en tjänst.

Arbetsgivaren får förutsätta intyg över narkotikatest då avsikten är att arbetssökanden skall ha sådana arbetsuppgifter som förutsätter noggrannhet, tillförlitlighet, självständig omdömesförmåga eller god reaktionsförmåga. Det här gäller arbetsuppgifter i vilka påverkan av narkotika eller beroende av narkotika kan äventyra arbetstagarens eller andras liv, hälsa eller arbetarskydd, äventyra landets försvar eller statens säkerhet, äventyra trafiksäkerheten, öka risken för betydande miljöskador, äventyra skyddet, användbarheten, integriteten och kvaliteten i fråga om uppgifter som erhållits i arbetet och därmed orsaka olägenhet eller skada för de allmänna intressen som skyddas av sekretessbestämmelserna eller äventyra de registrerades integritetsskydd eller rättigheter eller äventyra affärs- eller yrkeshemlighet.

Arbetsgivaren har rätt att med arbetstagarens samtycke behandla uppgifter också då arbetssökanden skall sköta uppgifter som förutsätter särskilt förtroende, som utförs på något annat ställe än i lokaler som övervakas av arbetsgivaren och i vilka utförande av arbetet under påverkan av narkotika eller beroende av narkotika kan orsaka arbetsgivarens kund betydande ekonomisk skada eller äventyra dennas personliga säkerhet. Detta gäller också då arbetssökanden skall sköta uppgifter som varaktigt och i väsentlig grad består i att fostra, undervisa, sköta eller annars ta hand om minderåriga eller annars arbeta i personlig kontakt med minderåriga utan att andra personer deltar, eller arbetssökanden skall sköta uppgifter som innebär självständig och oövervakad hantering av narkotika eller av större än obetydliga mängder sådana läkemedel som kan användas i berusningssyfte.

Detta gäller också om arbetstagarens arbetsuppgifter förändras under anställningen så att de uppfyller ovan nämnda förutsättningar för att arbetsgivaren skall ha rätt att behandla uppgifter i intyget över narkotikatest.

Lämnande av intyg över narkotikatest medan ett arbetsavtalsförhållande pågår

Arbetsgivaren kan förplikta arbetstagaren att medan arbetsavtalsförhållandet pågår visa upp ett intyg över narkotikatest. Skyldigheten att lämna ett intyg är närmast en med arbetsavtalsförhållandet förknippad skyldighet och följderna av att skyldigheten inte beaktas bestäms på basis av arbets- och tjänsterättsliga grunder. Bestämmelserna gäller inte för yrkesidrottare med arbetsavtalsförhållande eftersom yrkesidrottare är underkastade särskilda bestämmelser om dopingtester. Arbetstagaren är skyldig att lämna ett intyg över narkotika då det finns grundad anledning att misstänka att arbetstagaren är narkotikapåverkad i arbetet eller är beroende av narkotika och, om testning är nödvändig för att utreda hans eller hennes arbets- och funktionsförmåga och arbetstagaren utför sådana arbetsuppgifter som nämns under rubriken om nyanställningar. Samma intressen skall skyddas med kriterierna är betydigt strängare. Arbetsgivaren kan även förplikta arbetstagaren att inom en skälig tidsfrist visa upp ett intyg över narkotika. Dessutom får arbetsgivaren förplikta arbetstagaren att lämna ett intyg då arbetstagaren på basis av ett positivt resultat i ett narkotikatest har förbundit sig till vård.

Arbetsgivares upplysningsplikt om intyg över narkotikatest och kostnaderna för skaffande av intyg

Arbetsgivaren skall redan innan ett arbetsavtal ingås underrätta arbetssökanden om att det är fråga om en arbetsuppgift där den som valts till uppgiften bes vissa upp ett intyg över narkotikatest, eller där arbetstagaren i varje fall medan anställningsförhållandet pågår måste göra det.

Arbetsgivaren svarar för anskaffningskostnaderna för intyg både för arbetssökande och för arbetstagare.

Förhållande till bestämmelserna om hälsoundersökningar

Narkotikatestet kan utföras med stöd av lagen om företagshälsovård som en del av hälsoundersökningen av en arbetssökande eller en arbetstagare. Då tillämpas hälsovårdslagstiftningen och det är sålunda fackpersonalen inom hälsovården som avgör behovet av testet och inte arbetsgivaren. Resultatet av testet kan inte lämnas till arbetsgivaren, det är endast fråga om en allmän hälsoutredning över arbetsförmågan. Genom den särskilda lagstiftning som gäller för tjänstemän kan narkotikatestet kan även utgående från tjänstemannalagstiftningen utgöra en del av hälsoundersökningen.

Krav som gäller utförande av test och kontroller

Person- och lämplighetsbedömningstest

Arbetssökanden eller arbetstagare får testas endast med hans eller hennes samtycke. Test får utföras endast i syfte att fastställa arbetssökandens eller arbetstagarens förutsättningar för att sköta arbetsuppgifterna eller behovet av utbildning och övrig utveckling inom yrket. Testresultaten skall vara direkt relevanta för varje enskild arbetstagares arbetsavtalsförhållande. Eftersom arbetsgivaren tillämpar testresultaten då han fattar individuella beslut om enskilda arbetstagare skall testresultaten vara korrekta. Det är arbetsgivaren som ansvarar för att tillförlitliga testmetoder används, att de utförs av sakkunniga och att de uppgifter som fås är korrekta. Därför skall testmetoden och dess beskaffenhet beaktas vid bedömningen av arbetsgivarens ansvar.

Arbetsgivaren eller den som utför testet skall på arbetstagarens begäran avgiftsfritt ge arbetstagaren det skriftliga utlåtande som getts vid person- eller lämplighetsbedömningen. Om utlåtandet getts muntligen till arbetsgivaren skall arbetstagaren få en utredning om innehållet i utlåtandet.Arbetsgivaren eller en testare som arbetsgivaren anvisat skall på arbetstagarens begäran avgiftsfritt ge arbetstagaren det skriftliga utlåtande som getts vid person- eller lämplighetsbedömningen. Om utlåtandet har getts muntligen till arbetsgivaren, skall arbetstagaren få en utredning om innehållet i utlåtandet.

Anlitande av hälso- och sjukvårdstjänster

För utförande av kontroller och test som gäller arbetstagares hälsa och för provtagningar får arbetsgivaren endast anlita yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården, personer med behörig laboratorieutbildning och hälso- och sjukvårdstjänster så som föreskrivs i hälso- och sjukvårdslagstiftningen om verksamhetsförutsättningar, utbildningskrav, tystnadsplikt osv. Skyldigheten att använda hälsovårdstjänster gäller även alkohol- och narkotikatest.

Genetisk undersökning

Arbetsgivaren får inte kräva att arbetstagaren skall delta i genetisk undersökning när han eller hon anställs eller medan arbetsavtalsförhållandet pågår och arbetsgivaren har inte rätt att få veta om arbetstagaren har genomgått en genetisk undersökning.

Kameraövervakning på arbetsplatsen

Villkor för kameraövervakning

Arbetsgivaren får genomföra övervakning i syfte att trygga den personliga säkerheten för arbetstagare och andra som vistas i lokalerna, skydda egendom eller övervaka att produktionsprocesserna fungerar på ett ändamålsenligt sätt samt för att förhindra och utreda situationer som äventyrar säkerheten, egendom eller produktionsprocesser.

Kameraövervakning får dock inte användas för observation av en viss arbetstagare eller vissa arbetstagare på arbetsplatsen. På toaletter, i omklädningsrum eller i andra personalutrymmen får inte finnas kameraövervakning. I arbetsrum som anvisats för arbetstagarnas personliga bruk får inte heller finnas kameraövervakning.

hindra uppenbar risk för våld i anslutning till arbetstagarens arbete eller uppenbar olägenhet eller fara för arbetstagarens säkerhet eller;
hindra och utreda brott mot egendom, om en väsentlig del av arbetstagarens arbete består i att hantera egendom som är betydande beträffande värde eller kvalitet, såsom pengar, värdepapper eller värdeföremål eller;
säkerställa arbetstagarens intressen och rättigheter, om kameraövervakningen sker på begäran av arbetstagaren som blir observerad och saken har överenskommits mellan arbetsgivaren och arbetstagaren.

Öppenhet vid kameraövervakning

möjligheterna att använda andra metoder som inte i samma utsträckning gör intrång i arbetstagarnas integritet utreds innan kameraövervakning tas i bruke;
det inte görs större intrång i arbetstagarnas integritet än vad som är nödvändigt för att uppnå syftet med åtgärderna;
användningen och annan behandling av upptagningarna som gäller personer och som erhållits vid övervakningen planeras och genomförs med beaktande av bestämmelserna i 5-7, 10 och 32-34 § i personuppgiftslagen oberoende av om upptagningarna bildar ett sådant personregister som avses i nämnda lag;
upptagningarna används endast för de ändamål för vilka observationer har utförts;
arbetstagarna informeras efter det samarbetsförfarande eller förfarande med hörande som avses i 21 § om att kameraövervakning inleds, genomförs och om hur och i vilka situationer eventuella upptagningar används samt i de fall som avses i 16 § 2 mom. om kamerornas placering; och
om kameraövervakningen och om sättet att genomföra den informeras på ett synligt sätt i de lokaler där kamerorna är placerade.

Arbetsgivaren har rätt att i annat syfte än det ursprungliga använda upptagningarna för att kunna påvisa grunden för att ett arbetsavtalsförhållande upphävts, för att utreda och bevisa trakasserier och osakligt bemötande som avses i lagen om jämställdhet mellan kvinnor och män och i arbetarskyddslagen om arbetsgivaren har grundad anledning att misstänka att arbetstagaren gjort sig skyldig till trakasserier eller osakligt bemötande, eller för att utreda olycksfall i arbetet eller någon annan situation som orsakat i arbetarskyddslagen avsedd fara eller risk.

Upptagningarna skall förstöras genast när de inte längre behövs för att nå syftet med kameraövervakningen och senast ett år efter att upptagningen avslutades.

Hämtning och öppnande av e-postmeddelanden som hör till arbetstagaren

Arbetsgivares omsorgsplikt

Arbetsgivaren har rätt att hämta eller öppna elektroniska meddelanden som arbetstagaren tagit emot eller skickat på en e-postadress som arbetsgivaren ställt till arbetstagarens förfogande endast då arbetsgivaren har planerat och vidtagit nödvändiga åtgärder för att skydda elektroniska meddelanden som arbetstagaren under eget namn tagit emot och skickat och då arbetsgivaren i detta syfte i synnerhet har sett till att
1) arbetstagaren med hjälp av den automatiska svarsfunktionen i det elektroniska postsystem som används kan skicka avsändaren en anmälan om sin frånvaro och om hur länge frånvaron fortgår samt information om den person som sköter uppgifter som hör till den frånvarande arbetstagaren; eller
2) arbetstagaren kan styra meddelandena till en annan av arbetsgivaren för denna uppgift godkänd person eller till en annan av arbetsgivaren godkänd adress i arbetstagarens eget bruk; eller
3) arbetstagaren kan ge sitt samtycke till att i hans eller hennes frånvaro någon annan av honom eller henne utsedd person som arbetsgivaren godkänt för uppgiften kan ta emot meddelanden som skickats till arbetstagaren för att reda ut om det meddelande som skickats till arbetstagaren klart är avsett för arbetsgivaren för utförande av arbetsuppgifter och som arbetsgivaren för att kunna ordna verksamheten eller arbetsuppgifterna på ett ändamålsenligt sätt måste få vetskap om.

Arbetstagaren är inte skyldig att använda de möjligheter som erbjuds. Då har arbetsgivaren rätt att utreda om arbetstagaren i sin frånvaro har mottagit eller omedelbart före frånvaron har skickat eller mottagit meddelanden som hör till arbetsgivaren och som det är nödvändigt att arbetsgivaren får vetskap om för att kunna slutföra förhandlingar i anslutning till sin verksamhet, betjäna kunder eller i övrigt trygga sina funktioner.

Hämtning av elektroniska meddelanden som hör till arbetsgivaren

Bedömningen av om ett meddelande hör till arbetsgivaren kan i praktiken endast göras utgående från identifieringsuppgifterna av avsändaren eller uppgifterna i rubriken av meddelandet. Om det inte är möjligt att utgående från dessa uppgifter avgöra om det är fråga om ett privat meddelande eller inte skall förutsättningarna för att hämta elektroniska meddelanden uppfyllas.

arbetstagaren sköter sina uppgifter självständigt för arbetsgivarens räkning och arbetsgivaren har inte ett system med hjälp av vilket de ärenden som arbetstagaren sköter och deras behandlingsskeden kan antecknas eller på annat sätt klarläggas;
det är på grund av arbetstagarens uppgifter och ärenden som är under behandling uppenbart att meddelanden som hör till arbetsgivaren har skickats eller mottagits, arbetstagaren är tillfälligt förhindrad att utföra sina arbetsuppgifter och arbetsgivaren får inte tillgång till de meddelanden som hör till honom trots att han har sörjt för de skyldigheter som avses i 18 § och
arbetstagarens samtycke kan inte fås inom rimlig tid och utredningen av ärendet får inte fördröjas.

I lagen ingår dessutom särskilda bestämmelser som gäller då arbetstagaren avlidit eller om han eller hon är permanent förhindrad att utföra sina arbetsuppgifter och det inte är möjligt att få hans eller hennes samtycke till att meddelanden hämtas.

Arbetsgivaren kan utnyttja sin rätt endast med hjälp av den person som har befogenheter som systemadministratör. Över hämtandet av meddelanden som inte lett till att meddelanden har öppnats skall arbetstagaren få en skriftlig rapport. De personer som deltagit i hämtningen av meddelanden får inte röja dessa uppgifter för utomstående medan arbetsavtalsförhållandet pågår eller efter att det har upphört.

Öppnande av elektroniska meddelanden som hör till arbetsgivaren

Efter att ett meddelande har hämtats får det öppnas om det utifrån den ovan beskrivna utredningen är uppenbart att meddelandet klart hör till arbetsgivaren och ovan nämnda kriterier uppfylls. Dessutom förutsätts det trots försök inte gått att få kontakt med avsändaren eller mottagaren för att ta reda på meddelandets innehåll eller för att få det sänt till en annan adress som arbetsgivaren uppger. Arbetstagaren skall ges en skriftlig utredning över öppnandet av meddelandet. Samma regler om tystandsplikt gäller för personer som deltar i öppnande som för personer som deltar i.

Särskilda bestämmelser och ikraftträdande

Samarbete vid ordnande av teknisk övervakning och användning av datanät

Teknisk övervakning avser kameraövervakning, passerkontroll och system för registrering av behandlingen av uppgifter och övervakning av användningen av telefon. Dessa omfattas av samarbetsförfarandet enligt lagen om samarbete inom företag och lagen om samarbete inom statens ämbetsverk och inrättningar. I andra företag och offentligrättsliga sammanslutningar än sådana som omfattas av samarbetslagstiftningen skall arbetsgivaren före beslutsfattandet bereda arbetstagarna eller deras representanter tillfälle att bli hörda i de angelägenheter som nämns ovan.

Efter samarbetsförfarandet eller förfarandet med hörande skall arbetsgivaren definiera ändamålet med och metoderna för övervakningen med tekniska metoder av arbetstagarna samt informera arbetstagarna om syftet med, ibruktagandet av och metoderna för övervakningen samt om användningen av elektronisk post och datanät.

Tillsyn och framläggning

Arbetarskyddsmyndigheterna övervakar tillsammans med dataombudsmannen att denna lag iakttas. Arbetsgivaren skall hålla lagen om integritetsskydd i arbetslivet tillgänglig för arbetstagarna på arbetsplatserna.

Straffbestämmelser

Straffbestämmelserna finns i lagens 24 §.
Bestämmelser om straff för personregisterbrott, dataintrång, olovlig observation, olovlig avlyssning, kränkning av kommunikationshemlighet, sekretessbrott och tjänstebrott finns i strafflagen (39/1889).