Planering och uppföljning

Korrekta arbetstidshandlingar har stor betydelse för utredning av tvister relaterade till arbetstidsersättningar.

Vid planeringen och ordnandet av arbetstiden samt uppföljningen av den realiserade arbetstiden ska arbetsgivaren upprätta

  • system för utjämning av arbetstiden
  • arbetsskiftsförteckning
  • arbetstidsbokföring.

Vad är systemet för utjämning av arbetstiden i genomsnittlig arbetstid och periodarbete?

När man använder genomsnittlig arbetstid eller periodisk arbetstid baserad på arbetstidslagen ska arbetsgivaren utarbeta ett system för utjämning av arbetstiden.  Av den ska åtminstone framgå den ordinarie arbetstiden för varje vecka under utjämningsperioden.

Utjämningssystemet ska utarbetas på förhand åtminstone för den tidsperiod under vilken den ordinarie arbetstiden jämnas ut till det föreskrivna eller avtalade genomsnittet. Arbetstagare ska underrättas om ändringar i utjämningssystemet i god tid.

Vad är en arbetsskiftsförteckning?

Arbetsgivaren ska på förhand upprätta en arbetsskiftsförteckning. Av den ska framgå när arbetstagarens ordinarie arbetstid börjar och slutar samt tidpunkterna för de dagliga vilotiderna. Arbetsskiftsförteckningen ska i allmänhet upprättas för samma tidpunkt som systemet för utjämning av arbetstiden, om arbetsplatsen använder genomsnittlig arbetstid eller periodarbetstid. Arbetsskiftsförteckningen kan dock även upprättas för en kortare tid än utjämningsperioden, om det är mycket svårt att upprätta den på grund av oregelbundenheter i utjämningsperioden eller det arbete som utförs.

En skriftlig arbetsskiftsförteckning ska lämnas till arbetstagarna i god tid, senast en vecka innan den börjar tillämpas. Därefter får arbetsskiftsförteckningen endast ändras med arbetstagarens samtycke eller av vägande skäl relaterade till arbetsarrangemangen.

Det finns också bestämmelser om systemet för utjämning av arbetstiden och arbetsskiftsförteckningen i kollektivavtal. Arbetsgivaren ska beakta bestämmelserna i det tillämpliga kollektivavtalet.

Arbetstidsbokföring och innehållet i den

Arbetsgivaren ska föra bok över arbetstagarens alla arbetstimmar och ersättningarna för dem. Arbetstidsbokföringen ska förvaras åtminstone tills tiden för väckande av talan enligt 38 § i arbetstidslagen har gått ut.

Arbetstidslagen fastställer inte hur arbetstidsbokföringen ska ordnas tekniskt. Den kan till exempel ordnas i anslutning till lönebokföringen eller separat.

Arbetsgivaren kan föra bok på två alternativa sätt och välja ett lämpligt registreringssätt.

Alternativ 1

Man för bok över den ordinarie arbetstidens timmar, mertids-, övertids-, larm- och söndagsarbetstimmar samt ersättningarna för dem. Detta alternativ rekommenderas för månadsavlönade arbetstagare.

Alternativ 2

Man för bok över alla utförda arbetstimmar samt separat över mertids-, övertids-, larm- och söndagsarbetstimmar samt förhöjningsdelarna för dem. Detta alternativ rekommenderas för timavlönade arbetstagare.

Bokföring av mertidsarbete

Om arbetstidsbokföringen ordnas enligt alternativ 1 ska mertidstimmarna registreras separat. Om man använder alternativ 2 ingår mertidstimmarna redan i alla utförda arbetstimmar och registreras inte separat.

Mertidsarbete får inte registreras i bokföringen som utförda övertidsarbetstimmar, även om förhöjd lön betalats för dem eller branschens kollektivavtal definierar mertidsarbete som övertidsarbete.

Bokföring av övertidsarbete

I bägge alternativen ska övertidsarbeten enligt arbetstidslagen registreras som faktiskt utförda arbetstimmar. Mängden övertidsarbete får således inte registreras enligt hur det ersatts.

Det är ändamålsenligt att bokföra övertidsarbetstimmar per dygn respektive per vecka separat på grund av att de ersätts på olika sätt. Det är också ändamålsenligt att specificera övertidsarbetstimmar och övertidsarbetstimmar i periodarbete enligt ersättningsprocent, dvs. 50 respektive 100 procent.

I arbetstidsbokföringen är det viktigt att alla uppgifter som behövs har angetts tydligt. De övertidsarbetstimmar som avses i arbetstidslagen ska framgå av bokföringen utan ytterligare kalkyler.

Det ska utifrån bokföringen gå att konstatera att man när det gäller övertidsarbetet har iakttagit de maximala mängderna enligt lagens fyra månader långa granskningsperiod eller kollektivavtalets granskningsperiod och de maximala mängderna per kalenderår.

Om arbetsplatsen använder ett system med flextid ska bokföringen även omfatta så kallade överskridande timmar, dvs. arbetstimmar som överskridit flextidens maximala plussaldo.

Försummelser i arbetstidsbokföringen

Arbetsgivaren kan dömas till straff enligt strafflagen, om arbetsgivaren

  • försummar att föra bok
  • för bok på fel sätt
  • gör ändringar i bokföringen
  • förstör eller gömmer den
  • gör den omöjlig att läsa.