E-post

Arbetstagarnas e-postmeddelanden får inte öppnas utan tillstånd.

Arbetsgivaren har rätt att söka meddelanden som kommit till eller skickats från arbetstagarens personliga arbetsmail endast när de lagstadgade förutsättningarna uppfylls.

För det första ska arbetstagaren få en möjlighet att förbereda sig på frånvaro genom någon av följande åtgärder:

  • vid frånvaro kan arbetstagaren använda ett automatiskt svar där den som skickat meddelandet får information om frånvarons längd och den person som sköter uppgifterna under frånvaron
  • arbetstagaren kan vidarebefordra e-post till en annan mottagare eller till sig själv på en annan e-postadress
  • en annan person kan under frånvaron ta emot e-post och bedöma om det är nödvändigt att underrätta arbetsgivaren om meddelandet.

Om arbetsgivaren erbjuder arbetstagaren de ovan nämnda beredskapsåtgärderna men arbetstagaren av någon orsak inte använder dem har arbetsgivaren rätt att reda ut om e-postmeddelandena till arbetstagaren innehåller information som är nödvändig för arbetsgivaren. Informationen kan vara nödvändig till exempel för att slutföra förhandlingar eller betjäna kunder.

Personliga meddelanden får inte öppnas

Arbetsgivaren får söka meddelanden i arbetstagarens personliga arbetsmail endast om alla följande villkor uppfylls:

  • arbetstagaren sköter arbetsuppgifterna självständigt för arbetsgivarens räkning, och arbetsgivaren använder inte ett system med vilket arbetstagarens arbetsuppgifter och hanteringen av dem kan redas ut
  • det är på grund av arbetstagarens arbetsuppgifter och aktuella ärenden uppenbart att meddelanden som involverar arbetsgivaren har skickats eller tagits emot
  • arbetstagaren är tillfälligt förhindrad att utföra sina arbetsuppgifter och arbetsgivaren kan inte trots beredskapsåtgärderna få tillgång till meddelanden som involverar arbetsgivaren
  • arbetsgivarens samtycke till hämtning av e-post inte kan erhållas inom en skälig tid, och ärendet är brådskande.

Dessutom förutsätts att man försökt kontakta meddelandets avsändare eller mottagare utan resultat.

Arbetsgivaren får först endast granska meddelandets avsändare eller mottagare samt meddelandets rubrik. Arbetsgivaren får öppna meddelandet endast om det är uppenbart att det hör till arbetsgivaren.

En skriftlig utredning ska ges om granskning av e-post

Arbetsgivaren kan söka och öppna e-postmeddelanden endast med hjälp av den person som har behörighet som datasystemets huvudanvändare. Innehållet i ett öppnat meddelande får inte behandlas mer ingående än vad som krävs. De personer som deltagit i sökningen av meddelanden har tystnadsplikt avseende den information de kommit över i samband med granskningen av en annan arbetstagares e-post.

En skriftlig utredning om sökningen av meddelanden ska ges till arbetstagaren. Orsaken och tidpunkten för sökningen samt vilka som har sökt meddelanden ska framgå av utredningen.

Om e-postmeddelanden har öppnats ska arbetsgivaren utan dröjsmål ge arbetstagaren en utredning undertecknad av de personer som deltagit i öppnandet av vilken följande uppgifter ska framgå:

  • vilka meddelanden som har öppnats
  • varför meddelanden har öppnats
  • när meddelanden har öppnats
  • vilka som har öppnat meddelandena
  • vem som har fått kännedom om innehållet i meddelandena.