Etänä tehtävillä työsuojelutarkastuksilla tarvitaan yhteistyöhenkeä
Osa työsuojelun valvonnasta toteutetaan tänä vuonna virtuaalisesti etätarkastuksina. Työnantaja valmistautuu tarkastukseen kuten lähitarkastukselle, eli varaa tarkastusilmoituksessa kerrotut asiakirjat esille. Tarkastaja voi pyytää lähettämään asiakirjat myös etukäteen, jolloin hän pystyy tutustumaan niihin jo ennen tarkastusta.
Virtuaalitarkastukseen ei aina liity kirjallista kyselyä. Tarkastuksilla voidaan kuitenkin käyttää tukena kyselylomakkeita, joilla selvitetään työnantajan työsuojelutoimintaa tai työntekijöiden kokemusta työolosuhteista. Esimerkiksi psykososiaalisen kuormituksen tarkastuksiin liittyy usein kyselymittari, jota käytetään samalla tavalla sekä etä- että lähitarkastuksilla.
Ylitarkastaja Maija Lintula Itä-Suomen aluehallintoviraston työsuojelun vastuualueelta rauhoittelee, että jos virtuaalisesti toimiminen ei ole työpaikalla vielä tuttu asia, niin sitä ei tarvitse jännittää. Maija Lintula vinkkaa, että tarkastajan kanssa voi myös pitää lyhyen harjoittelukokouksen ennen tarkastusta, niin tekniikka tulee tutummaksi: ”Samalla kun tehdään tarkastusta, opitaan puolin ja toisin kokeilemalla tekniikan käyttöä. Näitä taitoja voi sitten hyödyntää jatkossa myös työpaikan omassa toiminnassa.”
Tarkastaja ohjaa vuorovaikutusta myös etätarkastuksella
Vuorovaikutuksen onnistumisen kannalta parasta olisi, jos kamerat ja mikit voisivat olla päällä koko tarkastuksen ajan. Jos tarkastukseen osallistuu vain muutama henkilö työpaikalta, keskustelu sujuu luontevasti, eikä puheenvuoroja tarvitse pyytää. Jos osallistujamäärä on suuri, toimintatavat puheenvuorojen pyytämiselle kannattaa sopia tarkastuksen aluksi.
Tarkastajat ovat saaneet koulutusta etätarkastuksen tekemiseen. Tässä on kiinnitetty huomiota siihen, että tarkastajat osaisivat opastaa myös työpaikalta tarkastukseen osallistuvia esimerkiksi esittelemään puhelimen videokameran avulla työpaikalla käytettävän koneen tai laitteen toimintaa. ”Tarkastajan kannalta tärkeintä on hallita käytetyn kokoussovelluksen, kuten Teamsin tai Skypen toiminnot hyvin”, korostaa Maija Lintula. ”Lisäksi on ohjattava vuorovaikutusta etäyhteyden kautta sellaisella tavalla, että kaikki työpaikan osapuolet pääsevät osallistumaan. Tarkastusten tekeminen virtuaalisesti onkin vaatinut myös tarkastajilta uuden opettelua.”
Etätarkastuksia pilotoitiin viime vuonna ja teknisesti järjestelmät ovat toimineet varsin hyvin. Asiakirjat on mahdollista siirtää tarkastajan nähtäväksi myös aluehallintoviraston turvasähköpostipalvelun kautta, jolloin tietosuoja voidaan varmistaa. Tarkastus voidaan yleensä tehdä myös lähitarkastuksena, jos se on työpaikan toive.
Lisätiedot:
Ylitarkastaja Maija Lintula, 0295 016 982, [email protected]
Työsuojelun vastuualue, Itä-Suomen aluehallintovirasto