Miten selvitä kunnialla esihenkilön velvollisuuksista liittyen kuormituksen hallintaan?
Kuinka esihenkilö voi tukea alaistensa työssä jaksamista ja ehkäistä ylikuormittumista? Entä mitä pitää tehdä, jos työntekijä on tuesta huolimatta päässyt ylikuormittumaan?
Esihenkilötyöhön liittyy paljon velvollisuuksia ja vastuu oman yksikön työssä jaksamisesta ei ole niistä kevyimmästä päästä. Esihenkilönä pitää osata seurata tiimiläisten/alaisten työtilannetta ja jaksamista tilanteessa, jossa työtä tehdään yhä useammin etänä ja kasvotusten nähdään harvakseltaan. Täytyy osata toimia oikein ja oikeita sanoja käyttäen, kun työntekijä kertoo olevansa kuormittunut tai itselle herää huoli toisen jaksamisesta. Pitää muistaa seurata työn sujumista, liukumasaldoja tai työajan enimmäismäärää ja puuttua epäasialliseen kohteluun. Vastuita ja velvollisuuksia on paljon, miten niistä siis selviää?
Toimin itse esihenkilönä ja tätä ennen olen tehnyt useita vuosia psykososiaalisen kuormituksen hallintaan liittyviä tarkastuksia. Tähän kirjoitukseen olen koonnut vinkkejä pohjautuen sekä koulutuksista tai kirjallisuudesta saatuun tietoon että omiin kokemuksiini.
Johtaminen vaatii osaamista ja kouluttautumista
Ensinnäkin pitäisi olla itsestään selvää, että esihenkilöiden vastuut työkuormituksen hoitamisessa on työpaikalla määritelty ja että esihenkilöt on myös koulutettu hoitamaan näitä tehtäviä. Organisaatioissa on usein laadittu hyvä varhaisen tuen malli, mutta esihenkilö tarvitsee koulutusta osatakseen toimia sen mukaisesti. Kuormittumista on myös monen vaikea ottaa puheeksi esihenkilön kanssa. Usein silloin, kun asia tulee esihenkilön tietoon, on tilanne jo vakava. Fyysisistä asioista, kuten hiirikäden rasitusvammasta ollaan usein herkemmin yhteydessä esihenkilöön tai työterveyteen kuin kuormittumisesta, joka kuitenkin on yksi keskeisimmistä asiantuntijatyön riskeistä. Miten siis madaltaa kynnystä ja päästä jo aikaisemmin kiinni kuormittumistilanteisiin?
Pyri ennaltaehkäisemään työssä kuormittumista
Avainsana työssä kuormittumisen hallitsemisessa on ennaltaehkäisy. Organisaation kaikki eri työtehtävät huomioiva kuormitustekijöiden selvittäminen ja niiden terveydellisen merkityksen arviointi on pohjatyö ennaltaehkäisevälle työsuojelutyölle. Arvioinnin perusteella voidaan suunnitella ja toteuttaa tarvittavat toimenpiteet, esimerkiksi organisoida työtä uudelleen tai tarkentaa ohjeistuksia. Myös koulutukset esimerkiksi oman työn hallintaan asiantuntijatyössä, kognitiiviseen ergonomiaan tai paremman vuorovaikutuksen rakentamiseen voivat olla tällaisia toimenpiteitä.
Esihenkilönä on hyvä pitää säännöllisesti asiantuntijoiden kanssa työtilanteen tsekkauspalavereita, jotta töiden ruuhkautuessa päästään heti priorisoimaan ja organisoimaan työtä uudelleen. Yksikössä on hyvä luoda yhdessä toimintatavat kuormituksen hallintaan: miten toimitaan, jos kokee olevansa kuormittunut ja mitä sitten tapahtuu. Yhdessä voidaan asettaa tahtotila sille, mihin pyritään: työssä ei kuulu olla koko ajan kiire. Yhdessä voidaan sopia, että uskalletaan sanoa välillä ei uusille työtehtäville, priorisoidaan töitä, ei tehdä harmaita työtunteja ja muistetaan, että työ tauotta tai yli 8 tunnin päivät eivät ole tehokkaita.
Kun työntekijä ylikuormittuu, mahdollista turvallinen tila asian purkamiseen
Jos kuitenkin ollaan tilanteessa, että asiantuntija on kuormittunut, on ryhdyttävä välittömästi toimenpiteisiin. Esihenkilö voi auttaa keskustellen tunnistamaan, mitkä tekijät ovat työstä johtuvia ja mitkä tekijät mahdollisesti muusta elämästä johtuvia. On hyvä sopia myös seurantatapaamisista vähäksi aikaa säännöllisesti. Mikäli tilanne alkaa vaikuttaa työntekijän nukkumiseen, sosiaaliseen vuorovaikutukseen tai asioiden muistamiseen, kannustetaan työntekijää olemaan yhteydessä työterveyshuoltoon. Mikäli tilanne ei lähde parantumaan ja se alkaa vaikuttaa työn tekemiseen, tuunataan rohkeasti työtä kevyemmäksi, jotta voidaan ennaltaehkäistä työntekijän sairausloma tai tukea sairauslomalta töihin paluuta. Työterveyshuolto voidaan ottaa avuksi kuormitustekijöiden tunnistamiseen. Työterveysneuvottelussa voidaan arvioida, mitä toimenpiteitä työn organisointiin tai sisältöön liittyen tarvitaan. Jos syyt eivät liity työhön, selvitetään erilaiset työn joustomahdollisuudet kuormittavassa elämäntilanteessa.
Työssä kuormittumiseen liittyvissä tilanteissa on avainasemassa myös esihenkilön suhtautuminen. Esihenkilö voi tukea nostamalla esiin työntekijän vahvuuksia ja auttaa laittamaan asioita oikeisiin mittasuhteisiin. Joskus työterveyshuolto arvioi sairausloman olevan tarpeen voimien palautumiseksi. Esihenkilö voi muistuttaa, että sairausloman tarkoitus on saada asiantuntija toipumaan kuormituksesta, jotta hänet voidaan pitää hänet työssä vielä pitkään. Puhumattakaan työntekijän oman elämän kannalta keskeisen hyvinvoinnin palautumisesta.
Kuormittumiseen liittyy usein jopa häpeää. Tilanteen hoitamista auttaa, jos esihenkilö pystyy sanoittamaan tilannetta niin, että asiassa ei ole kyse siitä, että työntekijä olisi uupuessaan epäonnistunut yksilönä. Tilanteessa on olennaista keskustella kuormittavista tekijöistä ja siitä, mitä muutoksia niiden suhteen tulee tehdä, jotta työssä jatkaminen ja jaksaminen mahdollistuu.
