Terveydentilatiedot

Työnjohto-oikeus, yksityisyyden suoja ja varoitus - Yksityisyyden suoja - Terveystietojen käsittely

Työntekijän terveydentilatiedot ovat tietosuoja-asetuksessa tarkoitettuja erityisiä henkilötietoja, joiden keräämisen ja käsittelyn tulee olla työsuhteen kannalta välittömästi tarpeellista. Työnantajalla on oikeus käsitellä työntekijän terveydentilaa koskevia tietoja, jos tiedot on kerätty työntekijältä itseltään tai hänen kirjallisella suostumuksellaan muualta.

Lisäksi työntekijän terveydentilatietoja saa kerätä ja käsitellä, jos se on tarpeen:

  • sairausajan palkan tai siihen rinnastettavien terveydentilaan liittyvien etuuksien suorittamiseksi
  • sen selvittämiseksi, onko työstä poissaoloon perusteltu syy
  • työntekijän nimenomaisen pyynnön vuoksi, kun hän haluaa selvitettävän työkykyään terveydentilaa koskevien tietojen perusteella.

Lisäksi työnantajalla on oikeus käsitellä näitä tietoja niissä tilanteissa ja siinä laajuudessa, kuin muualla laissa erikseen säädetään. Työntekijän suostumuksellakaan tietoja ei saa työpaikalla kerätä ja käsitellä lain vastaisesti.

Työnantaja ei saa koota työntekijän sairaustiedoista rekisteriä. Rekisteriä saa pitää vain terveydenhuollon toimija, esimerkiksi työterveyshuolto. Työterveyshuolto ei saa luovuttaa työnantajalle rekisteristään työntekijän terveydentilatietoja, ellei työntekijä anna siihen nimenomaista suostumustaan tai laissa erikseen säädetä tilanteesta, jossa tieto saadaan luovuttaa.

Jos työnantaja edellyttää työntekijältä työhöntulotarkastuksen yhteydessä työhön soveltuva -lausuntoa, siihen ei saa merkitä tietoja työntekijän terveydestä. Työterveyshuolto saa antaa työnantajalle tiedon vain siitä, onko työntekijä tehtävään soveltuva vai ei, tai onko soveltuvuudelle joitakin rajoituksia.

Vain nimetyt henkilöt saavat käsitellä terveydentilatietoja

Työntekijän terveydentilatiedot ovat salassa pidettäviä tietoja. Työntekijän terveystiedot eivät saa tulla työpaikalla muiden kuin niiden henkilöiden tietoon, jotka tarvitsevat tietoja omassa työssään. Työnantajan on nimettävä henkilöt, jotka käsittelevät työssään toisten työntekijöiden terveystietoja. He eivät saa ilmaista tietoja muille työsuhteensa aikana eivätkä sen päättymisen jälkeenkään. Terveydentilatietoja käsittelevien henkilöiden piiri tulee olla mahdollisimman rajattu. Tavallisesti esimerkiksi esimiesten, henkilöstöhallinnon työntekijöiden tai palkanlaskijoiden tarvitsee käsitellä työntekijöiden terveydentilatietoja tehtäviensä asialliseksi hoitamiseksi.

Terveydentilaa koskevat tiedot on säilytettävä erillään muista tiedoista ja hävitettävä  välittömästi sen jälkeen, kun niitä ei enää tarvita.​ Työnantajan tulee tarkastaa terveydentilatietojen säilyttämisen tarve vähintään viiden vuoden välein.

Terveystietoja saa kuitenkin käsitellä työpaikalla siltä osin, kuin ne liittyvät työstä aiheutuvaan erityisen sairastumisen vaaraan. Jos työntekijä siirtyy toiselle työnantajalle työhön, jossa on vastaava erityisen sairastumisen vaara, työterveyshuolto voi luovuttaa tähän liittyvät terveystiedot uudelle työterveyshuollolle.

Tiedot sairauspoissaoloista saa tallentaa

Työnantaja saa koota rekisteriin tiedon työntekijän sairauspoissaolojen ajankohdista esimerkiksi palkanmaksujärjestelmää varten. Työnantaja ei kuitenkaan saa tallentaa rekisteriin sairauslomien lääkärintodistuksiin kirjattuja diagnoositietoja.

Työnantaja saa antaa työterveyshuoltoon työntekijältä saamansa työntekijän työkykyä koskevan lääkärintodistuksen tai -lausunnon työterveyshuollon palvelujen tuottajalle työterveyshuoltolaissa säädettyjen työterveyshuollon tehtävien toteuttamista varten, ellei työntekijä kiellä luovuttamasta sitä. Työnantaja saa joka tapauksessa antaa työterveyshuoltoon tiedon työntekijän sairauslomien ajankohdista ja kestoista.

Terveydentilatietojen käsittely työterveyshuollon kolmikantaneuvottelussa

Työnantajalla on oikeus lähettää työntekijä työterveyshuoltoon työkyvyn arvioon, jos työnantajalla on perustellusti syy olettaa, että terveydentilan aleneminen haittaa työntekijän työkykyä. Yhteistyöstä varhaisen tuen antamiseksi voidaan sopia työterveyshuollon toimintasuunnitelmassa tai työpaikalle laaditussa varhaisen tuen mallissa.

Käytännöt työkyvyn tukemiseksi sovitaan työterveyshuollon toimintasuunnitelmassa.

Varhaisen tuen kolmikantaneuvotteluun osallistuu yleensä sairastunut työntekijä, työnantajan edustaja (esim. esimies) ja työterveyslääkäri tai -hoitaja.

Työterveyshuolto ei saa kertoa työntekijän sairaudesta neuvotteluun osallistuvalle esimiehelle eikä muutoinkaan työnantajalle ilman työntekijän suostumusta. Työterveyshuolto voi kertoa esimerkiksi yleisellä lääketieteellisellä tasolla sairauden vaikutuksesta työkykyyn. Kaikki työterveysneuvotteluun osallistuvat ovat salassapitovelvollisia neuvotteluissa käsiteltävien työntekijän terveydentilaa koskevien tietojen suhteen.

Jos sairauslomatodistuksessa edellytetään diagnoosia, työnantajalla on jo tieto siitä, mikä sairaus alentaa työkykyä. Halutessaan työntekijä voi itse kertoa lisää sairaudestaan.

Usein työntekijä sopii etukäteen työterveyshuollon kanssa, mitä sairaudesta kerrotaan neuvottelun aikana työnantajalle. Kolmikantakeskustelussa tavoite on sopia työntekijän senhetkiseen työkykyyn sopivasta työtehtävästä. Työterveyshuolto voi asiantuntemuksellaan arvioida työtehtävien mukauttamisen keston ja määrittää seurantapalaverin ajankohdan.