Suunnittelu ja seuranta

Työaika 2020 - Suunnittelu ja seuranta

Työnantajan on työaikaa suunnitellessaan ja järjestäessään sekä toteutuneen työajan seurantaa varten laadittava

  • työajan tasoittumissuunnitelma
  • työvuoroluettelo
  • työaikakirjanpito.

Mikä on työajan tasoittumissuunnitelma keskimääräisessä työajassa ja jaksotyössä?

Käytettäessä työaikalakiin tai työehtosopimukseen perustuvaa keskimääräistä työaikaa tai jaksotyöaikaa työnantajan on laadittava työajan tasoittumissuunnitelma. Siitä tulee käydä ilmi vähintään tasoittumisjakson jokaisen viikon säännöllinen työaika. Käytettäessä liukuvaa työaikaa tai joustotyöaikaa tasoittumissuunnitelmaa ei tarvitse laatia.

Tasoittumissuunnitelma on laadittava etukäteen sille ajanjaksolle, jonka kuluessa säännöllinen työaika tasoittuu säädettyyn tai sovittuun keskimäärään. Kun työnantaja valmistelee tasoittumissuunnitelmaa tai aikoo muuttaa laadittua tasoittumissuunnitelmaa, tulee henkilöstön edustajille tai työntekijöille varata tilaisuus esittää mielipiteensä suunnitelmasta. Tasoittumissuunnitelman muutoksesta on ilmoitettava työntekijälle hyvissä ajoin.

Työajan tasoittumissuunnitelmasta voi olla määräyksiä myös työehtosopimuksissa. Työnantajan on huomioitava noudattamansa työehtosopimuksen määräykset.

Mikä on työvuoroluettelo?

Työnantajan on laadittava ennakolta työvuoroluettelo. Siitä on käytävä ilmi, milloin työntekijän säännöllinen työaika alkaa ja päättyy, sekä päivittäisten taukojen ajankohdat. Työvuoroluettelo on yleensä laadittava samaksi ajankohdaksi kuin työajan tasoittumissuunnitelma, jos työpaikalla käytetään keskimääräistä työaikaa tai jaksotyöaikaa. Työvuoroluettelo voidaan tehdä lyhyemmäksikin ajaksi kuin tasoittumisjakso, jos sen tekeminen on erittäin vaikeaa tasoittumisjakson pituuden tai suoritettavan työn epäsäännöllisyyden vuoksi. Työvuoroluettelo tulisi kuitenkin laatia niin pitkälle ajanjaksolle kuin mahdollista, kuitenkin vähintään viikoksi.

Työvuoroluettelo voidaan antaa toistaiseksi voimassa olevana tilanteissa, joissa säännöllisen työajan sijoittelu ei vaihtele. Se voidaan antaa toistaiseksi voimassa olevana myös, kun sovelletaan liukuvaa tai joustotyöaikaa. Näitä työaikamuotoja koskeva kirjallinen sopimus korvaa työvuoroluettelon silloin, kun siitä ilmenee työajan sijoitteluun sovellettavat periaatteet.

Työvuoroluettelosta voi olla määräyksiä myös työehtosopimuksissa. Työnantajan on huomioitava noudattamansa työehtosopimuksen määräykset.

Koska työvuoroluettelo on annettava työntekijöiden tietoon?

Työvuoroluettelo on annettava kirjallisesti työntekijöiden tietoon hyvissä ajoin, viimeistään viikkoa ennen kuin siinä tarkoitettu ajanjakso alkaa. Tämän jälkeen työvuoroluetteloa saa muuttaa vain työntekijän suostumuksella tai töiden järjestelyihin liittyvästä painavasta syystä.

Jos työntekijä noudattaa vaihtelevaa työaikaa ja työnantaja haluaa merkitä hänelle sovitun vähimmäistyöajan ylittäviä työvuoroja, työntekijälle on annettava tilaisuus ilmoittaa määräaikaan mennessä, missä määrin ja millä edellytyksillä hän voi ottaa työtä vastaan. Määräaika ei saa olla aiemmin kuin viikkoa ennen työvuoroluettelon laatimista.

Pitääkö työvuoroluettelot säilyttää?

Työnantajan on säilytettävä työvuoroluettelot, jos niissä olevat tiedot eivät käy ilmi työaikakirjanpidosta. Tällöin työvuoroluettelot on säilytettävä vähintään työaikalain 40 §:ssä säädetyn kanneajan päättymiseen asti. 

Työaikakirjanpidon pitäminen ja sen sisältö

Työnantajan on pidettävä työaikakirjanpitoa työntekijöittäin kaikista tehdyistä työtunneista ja niistä suoritetuista korvauksista. Työaikakirjanpitoon on kirjattava myös joustotyöaikaa tekevien työtunnit. Työaikakirjanpitoon on kirjattava myös mahdolliseen työaikalakiin  perustuvan työaikapankin säästetyt erät. Työnantajan on säilytettävä työaikakirjanpito vähintään työaikalain 40 ja 41 §:n mukaisen säädetyn kanneajan päättymiseen asti.

Työaikalaki ei määrää työaikakirjanpidon teknistä toteutustapaa. Tärkeää työaikakirjanpidossa on, että kaikki tarvittavat tiedot on merkitty selvästi.

Työnantaja voi pitää kirjanpitoa kahdella vaihtoehtoisella tavalla ja saa valita toimintaansa sopivan kirjaustavan.

Vaihtoehto 1

Kirjanpitoon merkitään säännöllisen työajan tunnit, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korvaukset.

Vaihtoehto 2

Kirjanpitoon merkitään kaikki tehdyt työtunnit sekä erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit ja niistä suoritetut korotusosat.

Lisätyön kirjaaminen

Jos työaikakirjanpitoa pidetään vaihtoehdon 1 mukaisesti, lisätyötunnit tulee kirjata erikseen näkyväksi. Jos käytetään vaihtoehtoa 2, lisätyötunnit sisältyvät jo kaikkiin tehtyihin tunteihin eikä niitä kirjata enää erikseen.

Lisätyötä ei saa kirjata kirjanpitoon tehtyinä ylityötunteina, vaikka niistä olisi suoritettu korotettua palkkaa tai alan työehtosopimus määrittelisi lisätyön ylityön nimellä.

Ylityön kirjaaminen

Molemmissa vaihtoehdoissa työaikalain tarkoittamat ylityöt tulee kirjata tosiasiallisesti tehtyinä aikoina. Ylityön määrää ei siten saa kirjata sen mukaan, miten ylityöt on korvattu. Työaikalain tarkoittamat ylityötunnit on oltava luettavissa kirjanpidosta ilman erillisiä laskutoimituksia.

Vuorokautiset ja viikoittaiset ylityötunnit on tarkoituksenmukaista kirjata erillisinä niiden erilaisen korvaustavan vuoksi. Vuorokautiset ylityötunnit ja jaksotyössä tehdyt ylityötunnit on tarkoituksenmukaista eritellä myös korvausprosenteittain, eli 50 prosenttia ja 100 prosenttia.

Jos työntekijän kanssa on tehty työaikalain 38 §:n mukainen sopimus lisä- ja ylityökorvausten sekä sunnuntaityöstä maksettavan korvauksen maksamisesta erillisenä kuukausikorvauksena, on työaikakirjanpitoon merkittävä sopimuksessa arvioitu lisä-, yli- ja sunnuntaityön määrä kuukaudessa.

Työaikakirjanpidon tiedot joustotyöajassa

Noudatettaessa joustotyöaikaa, työntekijän velvollisuus on toimittaa työnantajalle  palkanmaksukausittain luettelo säännöllisenä työaikana tekemistään tunneista siten, että siitä ilmenevät viikoittainen työaika ja viikkolepo. Työnantaja täyttää työaikakirjanpidon pitämisvelvollisuuden kirjaamalla kirjanpitoon nämä työntekijöiden palkanmaksukausittain ilmoittamat tiedot. Työnantajan velvollisuus on kuitenkin huolehtia, että työntekijä toimittaa kyseiset tiedot.

Työaikapankin erät työaikakirjanpidossa

Jos työpaikalla on sovittu työaikalain 14 §:ssä tarkoitetun työaikapankin käytöstä, työnantajan on pidettävä työntekijäkohtaisesti kirjaa työaikapankkiin säästetyistä eristä sekä työaikapankkiin siirrettyjen erien pitämisestä vapaana. 

Työaikakirjanpidon laiminlyönti

Työnantajan on hyvä huomioida, että työnantaja voidaan tuomita rikoslaissa säädettyyn rangaistukseen työaikalain 32 §:n 1 ja 2 momentissa tarkoitetun työaikakirjanpidon laiminlyönnistä  tai väärinkäytöksestä. Työnantaja voidaan tuomita rangaistukseen jos työnantaja

  • laiminlyö pitää kirjanpitoa
  • pitää sitä väärin
  • muuttaa sitä
  • hävittää tai kätkee sen
  • tekee sen mahdottomaksi lukea.