Asiakirja-aineiston säilyttäminen

Työsuojeluviranomaisen toiminta - Työsuojelutarkastus - Tarkastusaineiston säilyttäminen

Työsuojelutarkastuksen asiakirja-aineiston säilyttäminen

Työsuojelutarkastusta tehtäessä asiakirjat ja aineistot tarkastetaan pääsääntöisesti työpaikalla. Tarvittaessa tarkastaja tekee työpaikalla tarkastetuista asiakirjoista muistiinpanot.

Tarkastaja voi myös pyytää asiakirjat tai niiden jäljennökset mukaan tarkastukselta. Asiakirjat pyydetään mukaan esimerkiksi silloin, jos on todennäköistä, että mahdollinen laiminlyönti tulee johtamaan jatkotoimenpiteisiin tai lisäselvityksiin. Asiakirjat pyydetään mukaan myös silloin, jos asiakirjojen tarkastaminen työpaikalla on mahdotonta esimerkiksi niiden laajuuden takia. Jos tarvittavia asiakirjoja ei ole nähtävillä tarkastuksella, tarkastaja voi pyytää toimittamaan asiakirjat tarkastuskäynnin jälkeen.

Jos asiakirja-aineisto liittyy asiaan, josta on tarkastuksella annettu kehotus tai se johtaa muihin jatko-toimenpiteisiin, asiakirja-aineisto arkistoidaan. Kehotuksen jälkivalvonnan yhteydessä tarkastaja tapauskohtaisesti harkitsee, mitkä tarkastajalle toimitetut asiakirjat arkistoidaan.

Kaikkea tarkastuksella ja tarkastusta varten kertynyttä asiakirja-aineistoa säilytetään kaksi kuukautta siitä päivästä, jolloin tarkastuskertomus on valmistunut. Tämän jälkeen asiakirjat pääsääntöisesti hävitetään. Tarkastukselta mukaan otettu alkuperäinen asiakirja palautetaan kuitenkin asiakkaalle.

Arkistoitavien asiakirjojen säilytysajat

Asiakirjojen ja asiakirjallisten tietojen seulontaan ja hävittämiseen liittyvästä toimivallasta säädetään arkistolaissa. Arkistolaitos määrää, mitkä arkistolain piiriin kuuluvien arkistonmuodostajien asiakirjat ja asiakirjoihin sisältyvät tiedot on säilytettävä pysyvästi. Muussa tapauksessa arkistoitavia asiakirjoja säilytetään määräajan.

Työsuojeluviranomaiselle toimitetut asiakirjat

  • Poikkeuslupahakemukset 10 v.
    (mm. yötyön poikkeusluvat, nuorten työntekijöiden poikkeusluvat)
  • Asbestipurkutyölupahakemukset 50 v.
  • Panostajalupahakemukset 50 v.
  • Ilmoitukset 10 v.
    (mm. asbestipurkutyön ennakkoilmoitukset, rakennustyön ennakkoilmoitukset)
  • Hätätyöilmoitukset 6 v.
  • Valvontapyyntö ja asiakasyhteydenotto 20 v.
  • Arkistoitava tarkastusaineisto 10 v.
  • Vastaus selvityspyyntöön 20 v.
  • Vastaus tarkastuskertomukseen 10 v.

Työsuojeluviranomaisen laatimat asiakirjat

Työsuojelunviranomaisen laatimia asiakirjoja säilytetään lähtökohtaisesti pysyvästi. Näitä asiakirjoja ovat mm.

  • Tarkastuskertomukset
  • Selvityspyynnöt
  • Kuulemiset
  • Päätökset