Förvaring av dokumentationen

Förvaring av dokumentationen

Förvaring av arbetarskyddsinspektionens dokumentation

Vid en arbetarskyddsinspektion kontrolleras dokumenten och materialet i regel på arbetsplatsen. Efter behov gör inspektören minnesanteckningar om dokumenten som kontrollerats på arbetsplatsen.

Inspektören kan också begära att få med sig dokumenten eller kopior på dessa från inspektionen. Dokumenten begärs till exempel i det fall att det är sannolikt att en eventuell försummelse leder till fortsatta åtgärder eller vidare utredningar. Dokumenten begärs också, om det är omöjligt att kontrollera dem på arbetsplatsen till exempel på grund av deras omfattning. Inspektören kan begära att dokumenten levereras efter inspektionsbesöket, om det inte går att ta del av dokumenten vid inspektionsbesöket.

Dokumentationen arkiveras, om den anknyter till en fråga på vilken man gett en uppmaning under inspektionen eller som leder till andra fortsatta åtgärder. I samband med efterövervakningen av uppmaningen överväger inspektören från fall till fall vilka av dokumenten som levererats till hen som ska arkiveras.

All dokumentation som samlats vid och för inspektionen förvaras två månader räknat från datum då inspektionsberättelsen färdigställts. Därefter förstörs dokumenten i regel. Det originaldokument som tagits med från inspektionen returneras dock till kunden.

Förvaringstider för dokument som ska arkiveras

Arkivlagen innehåller föreskrifter om behörigheterna då det gäller att gallra och förstöra dokument och dokumentuppgifter. Arkivverket fastställer hur dokument som skapats av arkivbildare som omfattas av arkivlagen och uppgifterna i dokumenten ska förvaras permanent. I annat fall förvaras dokument som ska arkiveras endast en viss tid.

Dokument som skickats till arbetarskyddsmyndigheten

  • Dispensansökningar 10 år (bl.a. dispenser för nattarbete, dispenser för unga arbetstagare)
  • Ansökningar om tillstånd för asbestsanering 50 år
  • Ansökningar om tillstånd för laddare 50 år
  • Anmälningar 10 år (bl.a. förhandsanmälningar om asbestsanering, förhandsanmälningar om byggarbete)
  • Anmälningar om nödarbete 6 år
  • Övervakningsbegäran och kundkontakt 20 år
  • Inspektionsmaterial som ska arkiveras 10 år
  • Svar på utredningsbegäran 20 år
  • Svar på inspektionsberättelse 10 år

Dokument som uppgjorts av arbetarskyddsmyndigheten

Dokument som uppgjorts av arbetarskyddsmyndigheten förvaras i princip permanent. Dessa dokument omfattar bl.a.

  • Inspektionsberättelser
  • Utredningsförfrågningar
  • Samråd
  • Beslut.