Edustaja ja tietojen säilyttäminen

Lähetetty työntekijä -kuvituskuvaSuomeen työvoimaa lähettävällä ulkomaisella yrityksellä pitää olla Suomessa edustaja, joka on lähetetyn työntekijän ja viranomaisten tavoitettavissa koko lähetettynä olon ajan. Lähettävän yrityksen velvollisuutena on pitää saatavilla yritystä ja lähetettyjä työntekijöitä koskevia tietoja koko lähettämisen aikana Suomessa. Käytännössä yhteydenpito toteutuu edustajan kautta.

Edustajan asettaminen

HUOM! Vanhan lain soveltamistilanteita koskevan ohjeistuksen löydät täältä.

Edustajalla tulee olla oikeus välittää kaikkia tarvittavia asiakirjoja lähettävältä yritykseltä viranomaisille. 

Edustajalla tulee olla kelpoisuus vastaanottaa yrityksen puolesta viranomaisasiakirjoja ja haasteita sekä toimittaa asiakirjoja yritykseltä viranomaisille ja tuomioistuimille. Edustajalla tulee olla myös kelpoisuus edustaa lähettävää yritystä tuomioistuimessa. Käytännössä edustaja valtuutetaan toiminaan yrityksen puolesta. Edustaja ei kanna työnantajavastuita.

Edustajaa ei tarvitse asettaa, jos yritys lähettää työntekijöitä Suomeen enintään kymmeneksi päiväksi. Laskettaessa tätä kestoaikaa otetaan huomioon kyseistä työskentelyä koskeva lähettämisjakso ja sen päättymistä edeltävän neljän kuukauden ajalta kaikki muut jaksot, jolloin saman yrityksen työntekijä on tehnyt työtä Suomessa. Lähettämiseksi lasketaan jokainen sellainen päivä, jolloin yksi tai useampi lähetetty työntekijä tekee työtä Suomessa ja kuukaudet ovat kalenterikuukausia.

Tarkastelujakso edustajan asettamisessa

Edustajana voi toimia oikeushenkilö tai luonnollinen henkilö, esimerkiksi Suomessa oleva palvelun tilaaja (esim. vuokratyöntekijän käyttäjäyritys) lähettävän yrityksen antamalla valtuutuksella, tilitoimisto tai muu palveluyritys, joka tarjoaa komennustyöhön liittyviä palveluita ulkomaisille yrityksille. Jos lähetetty työntekijä lähetetään työkomennukselle Suomeen samaan yritysryhmään kuuluvaan yritykseen, edustajana voisi olla Suomessa toimiva yritys. Edustajana voi toimia myös ulkomaalainen, joka on Suomessa tavoitettavissa.

Mikäli lähettävä yritys ei aseta edustajaa, on se velvollinen maksamaan laiminlyöntimaksua.

Tilaajan tulee huolehtia edustajan asettamisesta ja tavoitettavuudesta

Jos tilaaja on ulkomaisen yrityksen kanssa tekemässään sopimuksessa edellyttänyt edustajan asettamista, katsotaan työn teettäjän täyttäneen omalta osaltaan huolehtimisvelvollisuutensa. Aina ei sopimusosapuolten kesken kuitenkaan tehdä kirjallisia sopimuksia. Tästä syystä työn teettäjä voi myös muutoin, esimerkiksi sähköpostilla, osoittaa, että on huolehtinut siitä, että lähettävä yritys tietää edustajan asettamisvelvollisuudesta ja sitä koskevista velvoitteista.

Tilaajan on työsuojeluviranomaisen pyynnöstä pyydettävä lähettävältä yritykseltä tieto siitä, missä ja miten edustaja voidaan tavoittaa. Tieto on myös välitettävä työsuojeluviranomaiselle.

Mikäli tilaaja ei työsuojeluviranomaisen pyynnöstä selvitä lähettävältä yritykseltä missä ja miten edustaja on tavoitettavissa, eikä toimita tätä tietoa työsuojeluviranomaiselle, on tilaaja velvollinen maksamaan laiminlyöntimaksua.

Tietojen saatavilla pitäminen

Lähettävän yrityksen on pidettävä saatavilla kirjallisesti Suomessa koko lähettämisen keston ajan:

  • lähettävän yrityksen yksilöintitiedot
    • yrityksen rekisteröity ja virallinen nimi, yritystunnus, mahdollinen lähtömaan paikallisen viranomaisen rekisteröintinumero sekä osoite lähtömaassa ja vastuuhenkilöt kotimaassa
  • lähetetyn työntekijän henkilötiedot
    • nimi ja mahdollinen sosiaaliturvatunniste sekä ikä ja ammattipätevyys töissä, joissa edellytetään tiettyä ikää ja pätevyyttä
  • selvitys lähetetyn työntekijän työnteko-oikeudesta
  • tiedot lähetetyn työntekijän työehdoista  
    • mm. työsopimuksen kesto, työntekopaikka, tehtävä, sovellettava työehtosopimus, palkan määräytymisperuste ja työaika.
Tosite maksetuista palkoista todentaa palkanmaksun.

Jos lähetetyn työntekijän lähetettynä olo kestää yli kymmenen päivää, lähettävän yrityksen on pidettävä Suomessa kirjallisesti saatavilla lähetetyn työntekijän työskentelyä Suomessa koskeva

  • työaikakirjanpito,
  • palkkalaskelma ja
  • rahoituslaitoksen antama tosite maksetuista palkoista.

Tiedot pitää olla välittömästi saatavilla, mutta niitä voidaan säilyttää sähköisessä muodossa.  

Tiedot on säilytettävä kaksi vuotta siitä, kun lähetetyn työntekijän työskentely Suomessa on päättynyt. Tietoja voidaan säilyttää ulkomailla, mutta tiedot on pyynnöstä toimitettava viranomaiselle.

Lähettävän yrityksen on ilmoitettava tilaajalle ennen työskentelyn alkamista Suomessa, kenellä yllä mainitut tiedot ovat työntekijän lähettynä olon aikana.

Mikäli lähettävä yritys ei pidä saatavilla tarvittavia tietoja, on se velvollinen maksamaan laiminlyöntimaksua.

Tietojen antaminen tilaajalle

Lähettävän yrityksen on annettava työn tilaajalle selvitys sosiaaliturvan määräytymisestä niiden lähetettyjen työntekijöiden osalta, jotka aloittavat työnsä sopimuksen mukaisen työn jo ollessa käynnissä. Selvitys on toimitettava kuitenkin ennen kuin nämä myöhempään työskentelyn aloittavat työntekijät aloittavat työnteon. Kirjallinen todistus velvollisuuden täyttämisestä on säilytettävä työn keston ajan.

Tietojen toimittaminen koskee työntekijöiden lähettämistä alihankintana tai vuokratyönä. Tietoja ei tarvitse toimittaa, jos alihankintasopimuksen arvo on alle 9 000 € (alv 0 %) tai vuokratyöntekijöiden työskentely kestää enintään kymmenen työpäivää. Useat peräkkäiset, keskeytyksettä tai vain lyhyin keskeytyksin jatkuvat sopimukset lasketaan yhteen.  

Tietojen antaminen henkilöstön edustajalle

Lähettävän yrityksen on annettava lähetetyn työntekijän suostumuksella luottamusmiehelle tai luottamusvaltuutetulle tiedot lähetetyn työntekijän työsopimukseen soveltuvista työehdoista. Tiedot tulee toimittaa, mikäli lähetettynä olo kestää yli kymmenen työpäivää.