Suunnittelu ja seuranta

Työnantajan on työaikaa suunnitellessaan ja järjestäessään sekä toteutuneen työajan seurantaa varten laadittava

  • työajan tasoittumisjärjestelmä
  • työvuoroluettelo
  • työaikakirjanpito.

Mikä on työajan tasoittumisjärjestelmä keskimääräisessä työajassa ja jaksotyössä?

Käytettäessä työaikalakiin tai työehtosopimukseen perustuvaa keskimääräistä työaikaa tai jaksotyöaikaa työnantajan on laadittava työajan tasoittumisjärjestelmä. Siitä tulee käydä ilmi vähintään tasoittumisjakson jokaisen viikon säännöllinen työaika.

Tasoittumisjärjestelmä on laadittava etukäteen vähintään sille ajanjaksolle, jonka kuluessa säännöllinen työaika tasoittuu säädettyyn tai sovittuun keskimäärään. Tasoittumisjärjestelmän muutoksesta on ilmoitettava työntekijälle hyvissä ajoin.

Mikä on työvuoroluettelo?

Työnantajan on laadittava ennakolta työvuoroluettelo. Siitä on käytävä ilmi, milloin työntekijän säännöllinen työaika alkaa ja päättyy, sekä päivittäisten lepoaikojen ajankohdat. Työvuoroluettelo on yleensä laadittava samaksi ajankohdaksi kuin työajan tasoittumisjärjestelmä, jos työpaikalla käytetään keskimääräistä työaikaa tai jaksotyöaikaa. Työvuoroluettelo voidaan tehdä lyhyemmäksikin ajaksi kuin tasoittumisjakso, jos sen tekeminen on erittäin vaikeaa tasoittumisjakson pituuden tai suoritettavan työn epäsäännöllisyyden vuoksi.

Työvuoroluettelo on annettava kirjallisesti työntekijöiden tietoon hyvissä ajoin, viimeistään viikkoa ennen kuin siinä tarkoitettu ajanjakso alkaa. Tämän jälkeen työvuoroluetteloa saa muuttaa vain työntekijän suostumuksella tai töiden järjestelyihin liittyvästä painavasta syystä.

Työajan tasoittumisjärjestelmistä ja työvuoroluettelosta on määräyksiä myös työehtosopimuksissa. Työnantajan on huomioitava noudattamansa työehtosopimuksen määräykset.

Työaikakirjanpidon pitäminen ja sen sisältö

Työnantajan on pidettävä työaikakirjanpitoa työntekijöittäin kaikista tehdyistä työtunneista ja niistä suoritetuista korvauksista. Työnantajan on säilytettävä työaikakirjanpito vähintään työaikalain 38 pykälässä säädetyn kanneajan päättymiseen asti.

Työaikalaki ei määrää työaikakirjanpidon teknistä toteutustapaa. Sitä on mahdollista pitää esimerkiksi palkkakirjanpidon yhteydessä tai siitä erillisenä.

Työnantaja voi pitää kirjanpitoa kahdella vaihtoehtoisella tavalla ja saa valita toimintaansa sopivan kirjaustavan.

Vaihtoehto 1

Kirjanpitoon merkitään säännöllisen työajan tunnit, lisä-, yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä niistä suoritetut korvaukset. Tätä vaihtoehtoa suositellaan kuukausipalkkaisille työntekijöille.

Vaihtoehto 2

Kirjanpitoon merkitään kaikki tehdyt työtunnit sekä erikseen yli-, hätä- ja sunnuntaityötunnit ja niistä suoritetut korotusosat. Tätä vaihtoehtoa suositellaan tuntipalkkaisille työntekijöille.

Lisätyön kirjaaminen

Jos työaikakirjanpitoa pidetään vaihtoehdon 1 mukaisesti, lisätyötunnit tulee kirjata erikseen näkyväksi. Jos käytetään vaihtoehtoa 2, lisätyötunnit sisältyvät jo kaikkiin tehtyihin tunteihin eikä niitä kirjata enää erikseen.

Lisätyötä ei saa kirjata kirjanpitoon tehtyinä ylityötunteina, vaikka niistä olisi suoritettu korotettua palkkaa tai alan työehtosopimus määrittelisi lisätyön ylityön nimellä.

Ylityön kirjaaminen

Molemmissa vaihtoehdoissa työaikalain tarkoittamat ylityöt tulee kirjata tosiasiallisesti tehtyinä aikoina. Ylityön määrää ei siten saa kirjata sen mukaan, miten ylityöt on korvattu.

Vuorokautiset ja viikottaiset ylityötunnit on tarkoituksenmukaista kirjata erillisinä niiden erilaisen korvaustavan vuoksi. Vuorokautiset ylityötunnit ja jaksotyössä tehdyt ylityötunnit on tarkoituksenmukaista eritellä myös korvausprosenteittain, eli 50 prosenttia ja 100 prosenttia.

Työaikakirjanpidossa on tärkeää, että kaikki tarvittavat tiedot on merkitty selvästi. Työaikalain tarkoittamat ylityötunnit on oltava luettavissa kirjanpidosta ilman erillisiä laskutoimituksia.

Kirjanpidosta on voitava todeta, että ylityön osalta on noudatettu lain mukaisen neljän kuukauden tai työehtosopimuksen mukaisen tarkastelujakson enimmäismääriä ja kalenterivuoden enimmäismääriä.

Jos työpaikalla on käytössä liukuvan työajan järjestelmä, tulee kirjanpitoon kirjata myös niin sanotut leikkaantuneet tunnit, joilla tarkoitetaan työtunteja, jotka on tehty liukuman plussaldon enimmäismäärän yli.

Työaikakirjanpidon laiminlyönti

Työnantaja voidaan tuomita rikoslaissa säädettyyn rangaistukseen, jos työnantaja

  • laiminlyö pitää kirjanpitoa
  • pitää sitä väärin
  • muuttaa sitä
  • hävittää tai kätkee sen
  • tekee sen mahdottomaksi lukea.