Selvitysten ajantasaisuus ja säilyttäminen

Tilaajavastuu - Selvitysten ajantasaisuus ja säilyttäminen

Tilaajan hankkimat selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia sopimuksen solmimisen ajankohtana. Tarkoituksena on hankkia mahdollisimman ajantasaiset tiedot sopimuspuolen velvoitteiden hoidosta.

Tilaajan täytyy säilyttää ennen sopimuksen solmimista hankitut selvitykset vähintään kaksi vuotta siitä, kun sopimusta koskeva työ on päättynyt. Myös yksityisten palveluntuottajien tilaajavastuuselvityksiä sisältävä raportti sopimuksen solmimisen ajalta tulee säilyttää: pelkkä raportin katsominen järjestelmästä ei ole riittävää.

Tilaajavastuuselvitykset ovat lähtökohtaisesti voimassa vuoden. Jos tilaaja tekee uuden sopimuksen saman sopimuspuolen kanssa ennen kuin on kulunut 12 kuukautta aiemman sopimuksen solmimisesta ja selvitysten hankkimisesta, tilaajalla ei tavallisesti ole uutta selvitysvelvollisuutta. Tilaajan on kuitenkin aina hankittava kaikki selvitykset ennen uuden sopimuksen solmimista, jos hänellä on syytä epäillä, että sopimuspuolen olosuhteet ovat muuttuneet tarkistamista vaativalla tavalla. Tarkistaminen tulee tehdä ainakin silloin, kun tilaajan olisi pitänyt ymmärtää sopimuspuolen jättäneen joko jo aikaisemman sopimussuhteen aikana toteuttamatta työnantajavelvoitteitaan, tai tämän toimintatavoissa tai olosuhteissa on todettavissa kielteisiä muutoksia. Tällainen syy voi olla esimerkiksi yrityksen vastuuhenkilön liiketoimintakielto, julkisuudessa esille tullut rikostutkinta tai henkilöstön edustajilta saadut perustellut epäilyt sopimusosapuolen työnantajavelvoitteiden rikkomisesta.

Yli vuoden voimassa olevissa sopimuksissa sopimuspuolen on toimitettava tilaajalle selvitykset veronmaksu- ja eläkevakuutusasioista 12 kuukauden välein.