Tilaajavastuuselvitykset

Tilaajavastuu - Tilaajavastuuselvitykset

Tilaajan on hankittava ennen sopimuksen solmimista tilaajavastuuselvitykset työvoimaa vuokraavista yrityksistä ja alihankkijoista. Selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia sopimuksen solmimisen ajankohtana. Tilaajan täytyy säilyttää selvitykset vähintään kahden vuoden ajan sopimuksen mukaisen työn päättymisestä lukien. Tilaajalla on oikeus hyväksyä yleisesti luotettavana pidetyn yksityisen tietojen ylläpitäjän raportit tilaajavastuuselvityksiksi, ja säilytysvelvollisuus koskee myös raportteja.

Tilaajavastuuselvitykset ovat:

1. Selvitys siitä, onko sopimuspuoli merkitty ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin ja arvonlisäverovelvollisten rekisteriin

Selvitys on tulostettavissa Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ). Rekisteritietojen lisäksi tilaajan on hyvä kiinnittää huomiota mahdollisiin rekisterikatkoksiin, jotka voivat viitata esimerkiksi toiminnan keskeytymiseen tai ongelmiin velvoitteidenhoidossa.

2. Kaupparekisteriote tai otetta vastaavat tiedot

Selvitys on saatavissa Patentti- ja rekisterihallituksesta tilaamalla tai sähköisen asiointipalvelun (Virre) kautta.

Kaupparekisteriotteesta on tarkistettava vastuuhenkilötiedot ja varmistettava, ettei vastuuhenkilöä ole määrätty liiketoimintakieltoon.

3. Selvitys veronmaksuasioista

Selvitys on hankittavissa verovelkarekisteristä Yritys- ja yhteisötietojärjestelmän kautta. Vaihtoehtoisesti sopimuspuoli voi hankkia todistuksen verojen maksamisesta tai verovelkatodistuksen Verohallinnolta ja toimittaa sen tilaajalle.

Verovelkarekisteristä ilmenee, onko yrityksellä verovelkaa vähintään 10 000 euroa. Verovelkarekisterissä ei näytetä verovelan täsmällistä euromäärää. Jos yrityksellä on voimassa Verohallinnon kanssa tehty maksujärjestely, verovelkatietoa ei julkaista verovelkarekisterissä, vaikka verovelkaa olisi yli 10 000 euroa. Tuloste verovelkarekisteristä on riittävä selvitys silloin, kun rekisterin mukaan sopimuskumppanilla ei ole rekisteriin merkittyä verovelkaa.

Jos verovelkarekisteristä tai yksityisen palveluntuottajan raportista ilmenee vähintään 10 000 euron verovelan olemassaolo, tulee tilaajan pyytää sopimuskumppanilta verovelkatodistus ja tarkistaa siitä verovelan täsmällinen määrä.

Tilaajan on aina arvioitava, onko sopimuskumppanin tarkoituksena hoitaa lakisääteiset maksuvelvoitteensa. Mikäli verovelkaa voidaan pitää määrältään merkittävänä ja tilaajan olisi täytynyt tietää, ettei sopimuspuolella ole tarkoitusta täyttää lakisääteisiä maksuvelvoitteitaan, voidaan tilaajalle määrätä korotettu laiminlyöntimaksu.

Jos sopimuskumppani ei kuulu verovelkarekisterin piiriin (esim. ulkomainen yhteisö, jolla ei ole sivuliikettä Suomessa), tulee tilaajan hankkia sopimuskumppanilta veronmaksua koskeva todistus.

4. Todistus työntekijän eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty

Sopimuskumppani voi tilata todistuksen omasta eläkevakuutusyhtiöstään. Todistuksesta tulee käydä ilmi, onko eläkevakuutusmaksut maksettu. Todistus eläkevakuutuksen voimassaolosta ei ole riittävä.

Jos todistuksesta ilmenee maksamattomia eläkevakuutusmaksuja, joista on tehty maksusuunnitelma, on selvitys hyväksyttävä. Jos maksusuunnitelmaa erääntyneille vakuutusmaksuille ei ole tehty, selvitys ei ole hyväksyttävä.

Yrittäjän eläkevakuuttamista ei ole velvollisuutta selvittää.

5. Selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista

Sopimuskumppanin itsensä antama ilmoitus, mitä työehtoja työntekijöiden työsuhteissa noudatetaan. Selvityksen tulee olla päivätty, jotta voidaan todeta, milloin tilaaja on selvityksen hankkinut. Lisäksi sopimuspuolen antaman selvityksen tulee olla sopimuspuolta sitovalla tavalla annettu eli käytännössä allekirjoitettu.

6. Selvitys työterveyshuollon järjestämisestä

Sopimuskumppanin itsensä antama ilmoitus, josta ilmenevät seuraavat tiedot: selvitys koskee lakisääteistä työterveyshuoltoa ja missä työterveyshuolto on järjestetty. Myös jäljennös työterveyshuoltosopimuksesta tai työterveyshuollon palveluntuottajan antama todistus työterveyshuoltosopimuksen voimassaolosta ovat hyväksyttäviä selvityksiä. Selvityksen tulee olla päivätty, jotta voidaan todeta, milloin tilaaja on selvityksen hankkinut. Lisäksi sopimuspuolen antaman selvityksen tulee olla sopimuspuolta sitovalla tavalla annettu eli käytännössä allekirjoitettu.

Jos sopimuskumppanilla ei ole vielä sopimusta tehtäessä velvollisuutta järjestää työterveyshuoltoa, sopimuspuoli voi ilmoittaa kirjallisesti allekirjoitettuna ja päivättynä, missä työterveyshuolto on aiottu järjestää, kun työtekijät aloittavat.

Ulkomaisen yrityksen täytyy järjestää lähetetyille työntekijöilleen työterveyshuolto Suomessa.

7. Todistus työtapaturma- ja ammattitautivakuutuksen ottamisesta

Sopimuskumppani voi tilata todistuksen omasta vakuutusyhtiöstään. Selvitys vaaditaan rakentamistoimintaan liittyvissä sopimuksissa.

Jos tilaajan alihankkija tai vuokrattua työvoimaa tarjoava sopimuskumppani on ulkomainen yritys, tilaajan on hankittava edellä mainitut selvitykset ja lisäksi sopimusta tehdessään edellytettävä kirjallisesti, että sopimuspuoli toimittaa koko sopimussuhteen ajan lähetettyjen työntekijöiden osalta eläke- ja tapaturmavakuuttamista koskevat selvitykset ennen kuin nämä aloittavat työnteon Suomessa.

Vaitiolovelvollisuus

Tilaaja saa tilaajavastuuselvityksiä hankkiessaan tietoonsa sopimuspuolta koskevia salassa pidettäviä tietoja. Tilaaja tai tilaajan palveluksessa oleva henkilö ei saa ilmaista tällaisia tietoja sivulliselle.

Vaitiolovelvollisuuden piiriin kuuluvaa tietoa ei saa paljastaa sivullisille senkään jälkeen, kun henkilö ei enää hoida tehtävää, jossa hän on tiedon saanut. Salassa pidettäviä tietoja ovat muun muassa verojen maksamiseen, eläkevakuuttamiseen ja tapaturmavakuuttamiseen liittyvät tiedot.