Lähettävän yrityksen velvollisuutena on pitää saatavilla yritystä ja lähetettyjä työntekijöitä koskevia tietoja koko lähettämisen aikana Suomessa. Käytännössä viranomaisen yhteydenpito toteutuu Suomeen asetetun edustajan kautta.

Tietojen saatavilla pitäminen

Lähettävän yrityksen on pidettävä saatavilla kirjallisesti Suomessa koko lähettämisen keston ajan:

• lähettävän yrityksen yksilöintitiedot
  • yrityksen rekisteröity ja virallinen nimi, yritystunnus, mahdollinen lähtömaan paikallisen viranomaisen rekisteröintinumero sekä osoite lähtömaassa ja vastuuhenkilöt kotimaassa
• lähetetyn työntekijän henkilötiedot
  • nimi ja mahdollinen sosiaaliturvatunniste sekä ikä ja ammattipätevyys töissä, joissa edellytetään tiettyä ikää ja pätevyyttä
• selvitys lähetetyn työntekijän työnteko-oikeudesta
• tiedot lähetetyn työntekijän työehdoista
  • mm. työsopimuksen kesto, työntekopaikka, tehtävä, sovellettava työehtosopimus, palkan määräytymisperuste ja työaika.

Jos lähetetyn työntekijän lähetettynä olo kestää yli kymmenen päivää, lähettävän yrityksen on pidettävä Suomessa kirjallisesti saatavilla lähetetyn työntekijän työskentelyä Suomessa koskeva

• työaikakirjanpito
• palkkalaskelma
• rahoituslaitoksen antama tosite maksetuista palkoista.

Tietojen pitää olla välittömästi saatavilla, mutta niitä voidaan säilyttää sähköisessä muodossa.

Tiedot on säilytettävä kaksi vuotta siitä, kun lähetetyn työntekijän työskentely Suomessa on päättynyt. Tietoja voidaan säilyttää ulkomailla, mutta tiedot on pyynnöstä toimitettava viranomaiselle.

Lähettävän yrityksen on ilmoitettava tilaajalle ennen työskentelyn alkamista Suomessa, kenellä yllä mainitut tiedot ovat työntekijän lähettynä olon aikana.

Jos lähettävä yritys ei pidä saatavilla tarvittavia tietoja, on se velvollinen maksamaan laiminlyöntimaksua.

Tietojen antaminen tilaajalle

Lähettävän yrityksen on annettava työn tilaajalle selvitys sosiaaliturvan määräytymisestä niiden lähetettyjen työntekijöiden osalta, jotka aloittavat työnsä sopimuksen mukaisen työn jo ollessa käynnissä. Selvitys on toimitettava kuitenkin ennen kuin nämä myöhempään työskentelyn aloittavat työntekijät aloittavat työnteon. Kirjallinen todistus velvollisuuden täyttämisestä on säilytettävä työn keston ajan.

Tietojen toimittaminen koskee työntekijöiden lähettämistä alihankintana tai vuokratyönä. Tietoja ei tarvitse toimittaa, jos alihankintasopimuksen arvo on alle 9 000 € (alv 0 %) tai vuokratyöntekijöiden työskentely kestää enintään kymmenen työpäivää. Useat peräkkäiset, keskeytyksettä tai vain lyhyin keskeytyksin jatkuvat sopimukset lasketaan yhteen.

Tietojen antaminen henkilöstön edustajalle

Lähettävän yrityksen on annettava lähetetyn työntekijän suostumuksella luottamusmiehelle tai luottamusvaltuutetulle tiedot lähetetyn työntekijän työsopimukseen soveltuvista työehdoista. Tiedot tulee toimittaa, jos lähetettynä olo kestää yli kymmenen työpäivää.