Sähköposti

Oikeudet ja velvollisuudet työssä - Yksityisyyden suoja - Sähköposti

Työntekijän sähköpostiviestejä ei saa avata ilman lupaa.

Työnantajalla on oikeus hakea esille tai avata työntekijän henkilökohtaiseen työsähköpostiin tulleita tai siitä lähteneitä viestejä ainoastaan laissa yksityisyyden suojasta työelämässä säädettyjen edellytysten täyttyessä.

Ensinnäkin työntekijälle pitää järjestää mahdollisuus varautua poissaoloon jollakin seuraavista toimista:

  • työntekijä voi käyttää poissa ollessaan automaattivastausta, josta viestin lähettänyt saa tiedon poissaolon kestosta ja henkilöstä, joka hoitaa tehtäviä poissaolon aikana
  • työntekijä voi kääntää sähköpostit toiselle vastaanottajalle tai itselleen toiseen sähköpostiosoitteeseen
  • toinen henkilö voi poissaolon aikana ottaa sähköpostiviestit vastaan ja arvioida, onko työnantajan välttämätöntä saada tieto viestistä.

Jos työnantaja tarjoaa työntekijän käyttöön yllä kuvatut varautumistoimet, mutta työntekijä ei jostakin syystä käytä niitä, työnantajalla on oikeus selvittää, onko työntekijän sähköpostiviesteissä työnantajalle välttämätöntä tietoa. Tieto voi olla välttämätön esimerkiksi työnantajan toimintaan liittyvien neuvottelujen loppuun saattamiseksi, asiakkaiden palvelemiseksi tai työnantajan toimintojen turvaamiseksi.

Työnantajan tulee käydä yhteistoimintaneuvottelut, joissa työpaikalle sovitaan pelisäännöt työntekijän sähköpostitilin käytöstä ja sen sisältävien tietojen käsittelystä. Muissa kuin yhteistoimintalainsäädännön piiriin kuuluvissa yrityksissä työnantajan on ennen päätöksentekoa varattava työntekijöille tai heidän edustajilleen tilaisuus tulla kuulluiksi edellä mainituista asioista.

Henkilökohtaista viestiä ei saa avata

Työnantaja saa hakea viestin työntekijän henkilökohtaisesta työsähköpostista vain, jos se on välttämätöntä työnantajan toimintaan liittyvien neuvottelujen loppuun saattamiseksi, asiakkaiden palvelemiseksi tai työnantajan toimintojen turvaamiseksi, ja mikäli kaikki seuraavat ehdot täyttyvät:

  • työntekijä hoitaa tehtäviä itsenäisesti työnantajan lukuun eikä työnantaja käytä järjestelmää, jonka avulla työntekijän hoitamat asiat ja niiden käsittelyvaiheet saadaan selville
  • työntekijän tehtävien ja vireillä olevien asioiden vuoksi on ilmeistä, että työnantajalle kuuluvia viestejä on lähetetty tai vastaanotettu
  • työntekijä on estynyt tilapäisesti suorittamasta työtehtäviään eikä työnantajalle kuuluvia viestejä saada työnantajan käyttöön, vaikka ennakoivista toimista on huolehdittu
  • työntekijän suostumusta sähköpostin hakemiseen ei voida saada kohtuullisessa ajassa, ja asia on kiireellinen.

Lisäksi edellytetään, että viestin lähettäjään tai vastaanottajaan on yritetty tuloksetta saada yhteys.

Työnantaja saa ensin tarkastella sähköpostin lähettäjää tai vastaanottajaa sekä viestin otsikkoa. Työnantaja saa avata viestin vain, jos on ilmeistä, että se kuuluu työnantajalle.

Sähköpostin tarkastelusta annettava kirjallinen selvitys

Työnantaja voi hakea ja avata sähköpostiviestejä vain tietojärjestelmän pääkäyttäjän valtuuksia käyttävän henkilön avulla. Avatun viestin sisältöä ei saa käsitellä laajemmin kuin on tarpeen. Viestien esille hakemiseen osallistuneet henkilöt ovat salassapitovelvollisia asioista, joita he ovat saaneet tietoonsa toisen työntekijän sähköpostin käsittelyn yhteydessä.

Viestien esille hakemisesta on annettava työntekijälle kirjallinen selvitys, josta käy ilmi, miksi viestejä on haettu esiin, milloin viestejä on haettu ja ketkä ovat hakeneet viestejä.

Sähköpostiviestin avaamisesta on viivytyksettä toimitettava työntekijälle avaamiseen osallistuneiden henkilöiden allekirjoittama selvitys, josta käy ilmi

  • mikä viesti on avattu
  • miksi viesti on avattu
  • milloin viesti on avattu
  • kuka tai ketkä ovat avanneet viestin
  • kenelle avatun viestin sisällöstä on annettu tieto.