Työnantajan on säilytettävä työpaikalla tiedot palveluksessa olleista ja palveluksessa olevista ulkomaalaisista ja heidän työnteko-oikeutensa perusteista siten, että ne ovat vaivattomasti tarkastettavissa. Säilyttämällä tietoja työnantaja voi myös seurata työnteko-oikeuden voimassaoloa.

Työpaikalla säilytettävistä tiedoista tulee käydä ilmi

• ulkomaalaisen työntekijän henkilötiedot (koko nimi ja syntymäaika)
• perustuuko työntekijän työnteko-oikeus EU- tai ETA-maan kansalaisuuteen, voimassaolevaan työntekijän oleskelulupaan vai muuhun ulkomaalaislaissa säädettyyn työnteko-oikeuden perustavaan seikkaan
• työntekoon oikeuttavan luvan voimassaoloaika (jos kyseessä on määräaikainen lupa)
• toimiala taikka työnantaja, jolle lupa on myönnetty (jos lupa on kohdennettu vain tiettyyn työhön).

Tietoja on säilytettävä neljä vuotta ulkomaalaisen työntekijän palvelussuhteen päättymisestä.

Urakointi- tai aliurakointityön sekä ulkomaalaisen työnantajan palveluksessa työskentelevän vuokratyövoiman toimeksiantajalla ei ole velvoitetta säilyttää työnteko-oikeuden perustetta koskevia tietoja. Käytännössä toimeksiantajan on kuitenkin pystyttävä osoittamaan ulkomaalaisten työntekijöiden työnteko-oikeuden perusteet työsuojelutarkastajalle, jos ulkomaalaiset työntekijät työskentelevät edelleen Suomessa.

Tietojen säilyttämisvelvoitteen noudattamiseksi työnantaja voi esimerkiksi ottaa jäljennökset asiakirjasta, josta ilmenee työnteko-oikeuden peruste tai käyttää tätä lomaketta: Luettelo ulkomaalaisista työntekijöistä ja heidän työnteko-oikeutensa perusteista (doc).