Virkamiehenä olemisen helppouden vaikeus

Olen toiminut valtion virkamiehenä lähes 15 vuotta. Tänä aikana olen oppinut paljon virkamiehen työstä ja sen vaatimuksista. Vaikka en olekaan vielä oppinut kaikkea, olen saanut paljon tärkeää kokemusta. Tässä kirjoituksessa jaan näitä oppejani.

”Virheen pelko on virkamiehen alku”, totesi aikoinaan nyt eläkkeellä oleva kollegani Reijo Kauhavan Kortesjärveltä. En muista keksikö seuraavat kaksi sanaa edellisen virkkeen loppuun Reijo vai tuliko se omasta suustani, mutta loppuun sopii kuitenkin vielä kaksi sanaa; ”ja loppu”. 

Virheen pelko on virkamiehen alku ja loppu

Mennään vähän tuohon sanontaan. Virkamiehellä on painava vastuu tekstistä, jota hän kirjoittaa eri asiakirjoihin. Täytyy todella tietää ja varmistua siitä, että kirjaimista muodostuu sellaisia lauseita, joiden takana voi aina seistä. On hyvä, jos alkaa vähän ”pelottaa”, että kirjoittaa varmasti oikein. Toinen jo eläkkeellä oleva kollegani Timo Kokkolasta totesi joskus, että täytyy kirjoittaa sellaista tekstiä, että kaupassa ei tarvitse kassajonoa vaihtaa, jos samaan jonoon osuu osapuoli, jolle teksti on suunnattu. 

Pieni virheen pelko on hyvä asia. Se ohjaa meidät virkamiehet muodostamaan lauseita siten, että syntyy asiakokonaisuus, jonka takana voi seistä. 

Jos virheen pelko alkaa kuitenkin vaikuttaa jokaiseen virkamiehen työtehtävään, asiakirjaan ja lausumiseen todella paljon, lopputulos ei ole hyvä. Silloin ei välttämättä uskalla enää tuottaa sellaista tekstiä, että vastapuoli ymmärtää. Ei uskalla kirjoittaa sitä niin, että asia yksiselitteisesti ymmärretään, vaan asiaa kierretään niin, että kirjoittajaltakin lähtee todellisuudentaju. Tällöin konkretisoituu sanonnan viimeiset sanat; ”--ja loppu” Tätä on vältettävä, mutta miten?

Siten, että hyväksyy tosiasian, että virkamies on ihminen ja ihmisethän tekevät virheitä. Täytyy hyväksyä, että joskus saattaa tulla jonnekin ”lapsus”, huonosti kirjoitettu tai sanottu asia. Se ei tarkoita sitä, että silloin jäätäisiin ”lumeen makaamaan”. Silloin tehdään korjaavat ratkaisut asiassa ja taas ollaan oikealla raiteella. Hyväksytään tosiasia, että virheet on meillekin sallittuja. Sille tosiasialle emme voi tehdä mitään.

Kun meiltä jotain kysytään, me vastataan

Viimeisimpänä kohtana nostan vielä entisen esihenkilöni Pekan minulle opettaman asian, eli kun meiltä jotain kysytään, me vastataan. Tämä tarkoittaa sitä, että meidän virkamiesten on paikassa kuin paikassa vastattava asiakkaalle siten, että hän sen ymmärtää. Tämä Pekan lausahdus nousee usein mieleen, kun asiakkaat esittävät minulle kinkkisiä kysymyksiä. Silloin muistutan itseäni tuosta Pekan lausahduksesta ja muodostan asiakkaalle sellaisen selkeän vastauksen, että kaikki osapuolet ovat tyytyväisiä. 

Ja eihän virkamiesten tarvitse heti saada vastausta aikaan, mutta kohtuullisessa ajassa kyllä. Meillä on takana lainsäädäntö, johon vastauksen täytyy perustua. Lainsäädäntö virkamiehen on tunnettava täydellisesti, se on fakta. 

Tässä muutamia nostoja. Palaan asiaan, kun virkamiehenä lisää oppia kerrytän.